Getting Teams Done con Holacracy | @jeroensangers

Nuestro entorno está cambiando, la empresa cambia, las personas cambian… y cada vez más rápido. No es lógico que los roles y las responsabilidades sean estáticas. Es recomendable revisar frecuentemente los roles presentes en el equipo, las responsabilidades asignadas a cada rol, las personas que ejecutan un rol y las métricas relacionadas a la ejecución del rol. Las metodologías Agiles ya no son sólo aptas para empresas de desarrollo de software, todas las empresas deben ser ágiles. Una empresa ágil trabaja en ciclos breves y utiliza cada ciclo para adaptarse a la realidad encontrada.

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GTD: Cómo Capturar y Vencer a las Interrupciones | @jmbolivar

Las interrupciones son objetivamente un problema porque chocan frontalmente con nuestra capacidad de concentración o, dicho de otro modo, dificultan de forma considerable la correcta gestión de la atención.

Son pocas las organizaciones que no están profundamente afectadas por la interruptitis de la que habla David Allen, prima hermana de la reunionitis, otra enfermedad productiva tan letal como la anterior.

Uno de los motivos por el que las interrupciones nos sientan tan mal es porque carecemos de una herramienta adecuada para gestionarlas. Además, estamos obsesionados con la urgencia, y en menor medida también con la importancia, que no dejan de ser criterios subjetivos y volátiles.

Sin embargo, vencer a las interrupciones es muy sencillo.

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La Guía Definitiva de GTD | @FacileThings

Francisco Sáez (Fundador de FacileThings) ha elaborado una estupenda guía como introducción breve pero completa a la metodología de productividad personal GTD (Getting Things Done)
Puedes leer el contenido original en http://facilethings.com/blog/es/ultimate-guide-to-gtd?goback=%2Egde_2443456_member_276434637#%21

¡Qué fácil es recopilar… y cuánto cuesta! | @FacileThings

http://facilethings.com/blog/es/collect-simple-but-difficult

Todo lo que no captures fuera de tu mente permanecerá en ella, aunque a veces no seas consciente de ello. Ocupará un lugar en un espacio que es finito. En otras palabras, parte de tu capacidad y energía estará desperdiciándose en cosas en las que el cerebro no puede dejar de pensar porque todavía no has aclarado qué significan realmente.

Lo capturado te espera para cuando tú puedas o quieras dedicarle tu atención. No dejes que las circunstancias o los demás dicten lo que debes hacer. No puerdas tampoco ninguna idea… RECOPILA!

GTD: El Poder de la Productividad Personal | @jmbolivar

Lectura recomendada: GTD: El Poder de la Productividad Personal de José Miguel Bolívar

Las personas que han interiorizado los principios, y desarrollado los hábitos que promueve GTD, son capaces de responder sin estrés ni tensión ante los imprevistos y las interrupciones.

Tener la mente vacía te permite llenarla en cada momento con lo que tú decides, no con lo que otros deciden por ti o con lo que intentan imponerte las circunstancias. La mente vacía te da el poder de dirigir tu atención de forma selectiva, con la intensidad y duración que tú consideras adecuadas.

Pero además, también te da el poder de distanciarte por completo de cualquier compromiso en cualquier momento, tan pronto como decidas poner tu atención y tu enfoque en otra parte, lo que te permite centrarte plenamente en esa nueva tarea.

Implementa GTD a coste cero (I) < con Evernote | @marladif

Lectura recomendada: Implementa GTD a coste cero (I) < con Evernote | Rubén Alzola

En Marca la diferencia he hablado mucho de GTD como sistema de productividad pero nunca he querido entrar en al farragoso terreno de las herramientas GTD. Esto es así por varios motivos: hay muchísimas herramientas, muchas son de pago y la herramienta ideal no existe ya que depende mucho de los entornos profesionales y personales en los que se maneje cada uno. Además, considero que la herramienta sobre la que implementamos GTD es algo bastante secundario, es mucho más importante la adquisición de los hábitos clave, etc.

Voy a tratar de describir cómo construir un sistema GTD con componentes gratuitos que yo mismo he venido usando desde hace un tiempo.

Aunque personalmente no me gusta mezclar mis listas de acciones con el material de referencia y de apoyo a proyectos (que es para lo que yo uso Evernote), me parece buena la estructura que propone Ruben, sobretodo para quienes empiezan con GTD y quieren tener en una sola herramienta gratuita su sistema.

En lo que desde luego coincido plenamente con Rubén es en lo que dice en la introducción del artículo «la herramienta sobre la que implementamos GTD es algo bastante secundario, es mucho más importante la adquisición de los hábitos clave».

Lee el artículo completo →

Balance 2012. Lo mejor y lo peor: la actividad para-profesional

Comentaba el otro día que me llegaban las estadísticas de WordPress.com sobre lo más visto en 2012 de FunkziUni justo cuando hacía la revisión de mis niveles superiores de enfoque. Como propone David Allen, autor del método Getting Things Done, para incrementar nuestra perspectiva es recomendable evaluar periódicamente si lo que estamos haciendo esta alineado con lo que queremos conseguir. Yo suelo aprovechar los días de descanso de las fiestas navideñas para ello.

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Recomiendo la lectura de ¿Es culpa mía o de mi GTD?.

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Recomiendo la lectura completa del post Prioridades « beta permanente, de Juanjo Caba.

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1. Pensar menos y hacer más. Cuando piensas sobre tu planificación, lo harás de forma calma, metódica y estructurada en los momentos dedicados a la revisión diaria y semanal. Como has aprendido a pensar más eficazmente, tendrás que pensar menos. Tendrás la cabeza vacía para poder enfocarte mejor en el trabajo.
2. Encontrar el equilibrio entre ahora y más tarde. Todos tenemos sueños, pero ¿sabes cómo realizar tus sueños? Gracias a la lista Algún día/Quizás, GTD te ayuda a mantener tus sueños presentes. Luego, en la revisión semanal podrás decidir cuándo ha llegado la hora para activar cada proyecto.
3. Incrementar la creatividad. Según Linus Pauling, La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas. La primera fase de Getting Things Done — recopilar — ha sido diseñado para nunca más olvidarte de una buena idea.
4. Establecer tus prioridades. La prioridad de una tarea es una característica difícil de determinar, porque no es medible, porque depende de los demás tareas (esto es más prioritario que…) y porque hay muchos factores que influyen en la prioridad: el lugar, la hora, con quién estás, las herramientas disponibles e incluso el tiempo. GTD ofrece una rutina fija con cuatro criterios para determinar que tarea merece tu atención en cada momento.
5. Conciliar la vida laboral y personal. El método no distingue la vida personal del trabajo. Trabajo es simplemente todo lo que hay que hacer, da igual si lo haces de 9 a 6 o durante el fin de semana. Si crees que falta equilibrio entre el trabajo y tus asuntos personales, en realidad tienes un problema en tus áreas de responsabilidad. Con una inspección de tus responsabilidades actuales y objetivos a corto plazo puedes volver a encontrar la harmonía.
6. Mantener tus compromisos. Gran parte de GTD trata de registrar, organizar y cumplir tus compromisos externos e internos. Gracias a Getting Things Done tendrás una buena reputación: si te comprometes de hacer una cosa, tus compañeros y clientes saben que lo harás.
7. Decir ‘No’. El calendario, la lista de acciones y la lista de proyectos te dan una visión general de todo el trabajo pendiente. Gracias a ellos serás capaz de decir al jefe: Sí puedo hacerlo, pero tendré que dejar de hacer otra cosa. ¿Qué te parece si pongo proyecto X en pausa?
8. Delegar con eficacia. Usando la lista En Espera puedes hacer el seguimiento de las tareas delegadas y, si es necesario, realizar una acción antes de que sea demasiado tarde.

En resumen, aplicando Getting Things Done vuelves a tomar el control sobre tu vida y trabajarás de manera pro-activa. ¿No es esta una buena motivación para cambiar los hábitos?

vía 8 beneficios que puedes conseguir con Getting Things Done.

Yo añado: minorar el estrés. Al liberar tu mente, equilibrar tu actividad, priorizar, conciliar tu vida, mantener tus compromisos y delegar consigues evitar el estrés que conllevan tus frentes abiertos y además lo hace, como dice Jeroen, mejorando tu creatividad aprendiendo a decir ‘No’.

GTD en papel

Aunque existen multitud de soluciones tecnológicas para aplicar el método GTD, probablemente la mejor opción para iniciarte sea utilizar sólo papel y bolígrafo. De hecho el propio autor del método, David Allen, así lo recomienda en su primer libro que da nombre al método (traducido a español como «Organízate con Eficacia»).

Para configurar tu sistema de recordatorios GTD en papel necesitas:

10 pruebas que hay que superar cuando empiezas con GTD | Con Tu Negocio | @jmbolivar

¿Crees que es imposible que tú puedas organizar tu actividad con el método GTD? Echa un vistazo a las 10 pruebas que hay que superar cuando empiezas con gtd que enumera José Miguel Bolívar. Comprobarás que no hay nada particularmente complicado ni fuera de tu alcance.

Seguro que has conseguido superar con éxito pruebas mucho más difíciles. Si aún dudas, no lo pienses. GTD cambiará tu vida y tú, si quieres, puedes conseguirlo

GTD para funcionarios

La semana pasada realicé una presentación ante un grupo de compañeros de la Universidad Pablo de Olavide sobre cómo mejorar la productividad personal con el método GTD.

qué contenidos debería tener una guía de GTD para funcionarios?

He propuesto en el grupo de INprendedores Públicos incluir, dentro del Manual para evolucionar la Administración Pública, una guía de GTD para funcionarios como medio para mejorar la productividad personal.

ideas para evolucionar la Administración

No, no te voy «iluminar» con unas ideas que harían evolucionar nuestra Administración Pública. No. Lo que pretendo es que me ayudes a pensar qué habría que cambiar para que la Administración evolucione. Bueno, más que ayudarme a mí, lo que me gustaría es que te unas al grupo de INprendedores Públicos y que participes proponiendo tus ideas.