Prioridades | @JuanjoCaba

Recomiendo la lectura completa del post Prioridades « beta permanente, de Juanjo Caba.

las prioridades basadas en las urgencias son inestables. Hoy puedo tener emergencia por terminar un proyecto, pero es posible que mañana tal proyecto pase a un segundo nivel de urgencia porque existe otro que ha debutado con algún fleco no controlado y que ha pasado a ocupar la primera posición en el ranking.

Sin embargo, GTD utiliza otros criterios distintos a la urgencia para trazar las prioridades. Principalmente usa los contextos. Se podrán abordar tareas en función del lugar y situación en el que nos encontremos.

En GTD lo importante es el aprovechamiento racional de los tiempos. Soy productivo si hago cosas que me acercan a mis objetivos. Si además soy proactivo y preveo con antelación el camino de debo recorrer, tengo espacios para ir completando acciones en función a] del lugar en donde me encuentre, b] las herramientas o accesorios que pueda encontrar a mano, c] el tiempo de que disponga y d] la capacidad de concentración o de esfuerzo de que me sienta capaz en ese momento.

En general, estoy de acuerdo con Juanjo: la priorización de tareas a la antigua usanza es reactiva.

En mi opinión, y siendo ortodoxos con GTD, las prioridades deben ser el primer criterio para la selección de tareas. Pero por prioridad no debe entenderse el que califiques una tarea de 1, 2, 3 ó rojo, azul, turquesa. No. La prioridad, como señala Juanjo, viene determinada por las “cosas que me acercan a mis objetivos”.

Esta es mi forma de priorizar. Y este proceso tiene lugar durante la revisión semanal. Los proyectos que he dejado como “activos” son los que marcan qué resultados inmediatos quiero conseguir para acercarme a mis objetivos. Al mismo tiempo elijo qué tareas me hacen avanzar hacia esos resultados y son las que se quedan en la lista “PRÓXIMO”. Con esto ya he priorizado. Todo lo que dejo en mi lista es lo que me acercará durante la semana próxima a mis objetivos o bien son cosas de mis áreas de interés que tengo que hacer sí o sí.

Durante la semana, para elegir qué hacer de entre las tareas priorizadas (las que están en la lista “PRÓXIMO”), selecciono por el contexto en el que estoy. Con este segundo criterio de selección normalmente tengo suficiente, pues si la lista ya se filtra con menos de 15 tareas puedo elegir con un simple vistazo y mi intuición.

Solo cuando el contexto es muy recurrente, como es en mi caso “pc-oficina”, necesito aplicar el tercer y cuarto criterio de selección: energía y tiempo disponible. Aquí filtro por “centrado” (energía a tope y más de 5 minutos requeridos), “zombi” (energía bajo mínimos y más de 5 minutos necesarios) o “pim-pam” (energía bajo mínimos y menos de 5 minutos necesarios); los nombres están inspirados en Jeroen Sangers, antes eran “e+t+”, “e-t+” y “e-t-”, respectivamente.

Adicionalmente, aprovecho la funcionalidad “prioridad” de RTM (la aplicación que yo utilizo) como algo anecdótico, aunque útil para los siguientes casos:

  • Prioridad 1 (rojo): tareas que tengo que hacer hoy, para que me salte en una lista automática de “ALERTAS”.
  • Prioridad 2 (azul): tareas que debo hacer para que otros puedan seguir avanzando en un proyecto. Una forma de advertirme cuando puedo ser un “tapón”.
  • Prioridad 3 (turquesa): sólo para el caso de que haya varias tareas de un mismo proyecto en la lista “PRÓXIMO” que vayan encadenadas. De esta forma señalo cuál debo hacer en primer lugar.

Así contado parece un poco lioso, pero con la práctica es algo que se hace de forma intuitiva y que facilita elegir qué hacer en cada momento.

Algún día tengo que retomar los post sobre GTD para funcionarios que están en la incubadora, pero ahora tengo unos proyectos entre manos en los que tengo que centrar mis esfuerzos; a veces hay que aprovechar las oportunidades del momento para acercarnos a nuestros objetivos 😉

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