qué contenidos debería tener una guía de GTD para funcionarios?

He propuesto en el grupo de INprendedores Públicos incluir, dentro del Manual para evolucionar la Administración Pública, una guía de GTD para funcionarios como medio para mejorar la productividad personal.

El diseño de GTD ha demostrado en los últimos diez años, como señala José Miguel Bolivar, que funciona perfectamente a personas de todo tipo y todos los sectores.

Entre los usuarios de esta metodología hay jóvenes y mayores, mujeres y hombres de todas las edades, empresarios, directivos, artistas, asalariados, funcionarios y autónomos. GTD se utiliza en todos los sectores: alta tecnología, sanidad, industria, educación, ocio, energía, transporte, servicios públicos, consumo…

La mejor guía del modelo es, sin duda, el material elaborado por el propio David Allen, autor de Getting Things Done. Especialmente su obra traducida a español como Haz que funcione. Sin embargo, para facilitar su adopción por más funcionarios creo que podría ser interesante una guía contextualizada. Todos sabemos que en la Administración tenemos nuestra peculiaridades. Los “manuales” generalistas requieren su interpretación,  por lo que cuanto más adaptado al contexto en el que se debe desarrollar esté la guía más fácilmente podrá ser adoptada.
debategraph-GTDfuncionarios
Para ir definiendo los contenidos he creado un mindmap en DebateGraph, un sistema que permite crear colaborativamente y debatir ideas en un formato muy visual. De momento, para estructurar la propuesta he partido de las tres competencias generales de la productividad personal que identifiqué en una entrada anterior:

  • Conseguir el control.
  • Orientación a resultados.
  • Obtener perspectiva.

A partir de ahí, he ido desmenuzando los contenidos necesarios para desarrollar cada una de las competencias específicas en tres partes:

1. ¿Cómo organizarse?

  • Capturar
  • Aclarar
  • Organizar
  • Revisar
  • Hacer

2. ¿Qué hacer?

  • ¿Cuál es el siguiente paso?
    • Hacer – regla de los 2 minutos
    • Delegar
    • Posponer
  • Factores de decisión
    • Estratégicos: avanzar desde acciones siguientes a propósitos y principios
    • Límites contextuales: contexto, energía y tiempo
    • Opciones de actuación: trabajo “sobre la marcha”, trabajo predefinido y organizar el trabajo

3. ¿Cómo ampliar la perspectiva?

  • Planificación natural
  • Horizontes de enfoque estratégico
    • Nivel 0. Acciones siguientes
    • Nivel 1. Proyectos
    • Nivel 2. Áreas de responsabilidad o interés
    • Nivel 3. Metas y objetivos anuales
    • Nivel 4. Visión
    • Nivel 5. Propósitos y principios

4. Bonus

  • Elección del sistema de organización
  • Evitar distracciones

Si conoces el libro al que antes me refería, Haz que funcione, de David Allen, habrás visto que la estructura es prácticamente la misma muy similar. Y es que nadie mejor que el propio autor del método para explicarlo.

El verdadero cambio debe venir, como decía, en la contextualización. Por otro lado, me gustaría que el contenido sea lo más ameno posible, por lo que intentaré ir redactándolo en un tono distinto al que se suele utilizar en los libros y blogs que tratan este tema. ¡A ver qué sale!

¿Conoces ya GTD? ¿echas en falta algo? ¿te interesa el tema? Déja un comentario para conocer tu opinión. Gracias 😉

Actualización 21-04-2012: Añado ‘Bonus‘ y la ‘Planificación natural‘.

4 pensamientos en “qué contenidos debería tener una guía de GTD para funcionarios?

  1. Enhorabuena, David. Me parece una idea excelente. He estado mirando también el mindmap y me gusta el enfoque. De cara a reducir el rechazo inicial que puede aparecer (ante todo cambio), a mí me suele funcionar bien hablar de principios antes que de metodología. Cuando a alguien le dices que para recuperar el control necesita tener un inventario completo de todos sus compromisos, decidir que va a hacer (o no) con cada uno de ellos, poner lo que va a hacer en sitios en los que los vea solo cuando puede hacer algo con ellos y que debe mantener todo ese sistema actualizado para que siga siendo útil, hay poca resistencia posible 🙂

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  2. David, me parece que efectivamente, este es un camino por el que hay (obligatoriamente) que transitar. La microgestión de la productividad en las #aapp es una asignatura pendiente y lo que somos seguidores (y practicantes) de GTD tenememos que hacer apología del sistema.

    No obstante, dudo que comentar, informar o publicar el modelo así, sin anestesia, sea efectivo. Considero que para quienes no conocen este método es mucho más práctico ofrecer ejemplos de como puede mejorar la rutina diaria de culquier empleado público aplicando el sistema GTD.

    De todas formas, me parece una gran iniciativa. A ver si puedo dedicarle unos minutos al Debategraph.

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    • Gracias Juanjo. De momento he empezado por identificar los posibles epígrafes de la guía. Después habrá que ir creando contenidos en los que se debe incluir por supuesto trucos y experiencias. Serán bienvenidas todas las sugerencias y comentarios 🙂

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