GTD en papel

GTD a papel - lista acciones siguientes
Aunque existen multitud de soluciones tecnológicas para aplicar el método GTD, probablemente la mejor opción para iniciarte sea utilizar sólo papel y bolígrafo. De hecho el propio autor del método, David Allen, así lo recomienda en su primer libro que da nombre al método (traducido a español como «Organízate con Eficacia»).

Para configurar tu sistema de recordatorios GTD en papel necesitas:

  • Un calendario o agenda (a mi me gustan las de formato “semana a la vista”), de un tamaño lo suficientemente pequeño como para que puedas llevarlo siempre contigo (por ejemplo, en el bolso) y lo bastante grande como para que puedas escribir sin morir en el intento (un tamaño A6 para mí es el ideal). La utilizarás para anotar tus citas, cosas que debes hacer un día determinado e información que necesitas un día concreto.
  • Una libreta (a mi me gustan del tipo “moleskine“), para anotar todas tus cosas que no deben ir al calendario. Lo dicho antes sobre el tamaño es también aplicable aquí.
  • Unos post-it señalizadores, para dividir la libreta en las categorías organizativas que propone GTD.
  • Un bolígrafo.
  • Muchas, muchas, muchas ganas de mejorar tu organización. GTD requiere compromiso. Si no sientes la necesidad incrementar tu control y perspectiva de tu día a día, ni lo intentes.

Utilizando los post-it señalizadores, divide tu libreta en las siguientes secciones:

  • Inbox (o bandeja de entrada): reserva una buena parte (casi la mitad) de la libreta para capturar todas tus ideas en el momento que surgan.
  • Acciones siguientes: este es el núcleo fuerte de GTD, necesitarás bastantes páginas para crear las listas de acciones concretas que debes realizar. Esta sección debes ordenarla reservando una página para cada contexto en los que suelas desarrollar tu actividad: ordenador del trabajo, oficina, casa, llamadas, recados… Al principio no te recomiendo que diferencies muchos contextos. Con el uso sentirás la necesidad de dividirlos cuando veas que tienes más de 15 ó 20 acciones en una de tus listas.
  • Proyectos: debes tener unas cuantas páginas para anotar los resultados que deseas obtener. Recuerda que un proyecto es cualquier cosa que quieras hacer y que requiere varias acciones. Es recomendable asignar al principio un nombre al proyecto.
  • Algún día / Quizás: esta lista verás que en breve empieza a ser bastante extensa, así que es mejor que reserves bastantes páginas. Aquí anotarás todas las cosas sobre las que aún no quieres decidir.
  • En espera: será la lista de acciones que estás esperando a que las terminen otras personas en las que las has delegado (hacia abajo, arriba o al lado). Te vendrá bien para hacer un seguimiento de su evolución. Un consejo: anota al principio de cada acción el nombre de la persona.

¡Y listo! Ya tienes tu sistema de organización preparado para empezar a aplicar el método GTD.

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