procesa tus cosas de forma sistemática

Como ya he dicho en alguna ocasión por aquí, el método “Getting Things Done” (GTD) es un conjunto de técnicas sencillas, que de forma separada se ven lógicas y que incluso es posible aplicarlas de forma natural sin ni siquiera saber qué leche es este método. Pero el beneficio de GTD se incrementa exponencialmente al aplicar estas técnicas de forma sistemática, incorporándolas en tu rutina. El objetivo final está claro: incrementar la productividad sin estrés. A ello aspiro yo, y poco a poco siento que lo estoy consiguiendo. Voy aprendiendo, lo voy asimilando como algo natural, el método se va incardinando en mi día a día:

1º Asumí que, como funkzionata, todo el día estoy trabajando con información y que para poder llegar a «La Zona» tengo que vaciar la mente.

2º Puse una bandeja de entrada en mi vida, un contenedor en el que echar las cosas que normalmente iban a parar a la mente.

3º Aprendí a identificar las acciones de mis compromisos, y es que la tarea no se supone, sino que ha de determinarse; no basta con que tengas anotado en tu lista de cosas pendientes, o en tu bandeja de entrada, que tienes que «llevar el coche al taller». ¿Has cogido cita en el taller? ¿No?, pues entonces primero deberás hacerlo, ¿verdad? ¿Y el número de teléfono, lo tienes localizado, te lo sabes? Pues entonces la primera acción será «Buscar el teléfono del taller y llamar para coger cita».

Pero el meollo del asunto, la clave del método GTD, lo que hace que estas técnicas las vayas asimilando y aplicando en tu rutina, está en el procesamiento sistemático. Para conseguir confiar en mi sistema de organización no es suficiente con tener anotadas las reuniones o plazos que vencen en mi agenda. Esto, como la mayoría de la gente, ya lo hacía antes. No, no era suficiente. La tranquilidad, la sensación de control, sólo la conseguí cuando descubrí que tenía las acciones de mis frentes abiertos y la información que necesito para trabajar confiadas en un sistema concreto. Un sistema ajeno a mi mente. Un sistema al que puedo recurrir cuando lo necesito. Esto sí que es un gustazo. Ahora sí que confío en mí mismo.

Para organizar mi vida, tanto laboral como personal, no es suficiente con coger el montón de «cosas» incompletas que tendré en mi bandeja de entrada y ponerme a querer hacerlas sin más. No, así no voy a notar mucha diferencia respecto a la forma en que me organizaba antes de conocer GTD. En mi organización personal me tengo que basar en administrar las acciones concretas que debo ejecutar. Las «cosas» en sí mismas no son mi trabajo; mi trabajo está en las acciones que he identificado como necesarias para llevar a cabo la tarea, proyecto o lo que sea. Pero entonces, ¿qué tengo que preguntarme (y responderme) sobre cada correo electrónico, nota, marrón que me endosan o idea propia que se me presente? ¿Cuáles son los pasos para procesar de forma sistemática mis «cosas»? Vamos al lío!:

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Paso previo. ¿Tengo todas las «cosas» en la bandeja de entrada? [recopilar]

¿Que no?, ¿y a qué estoy esperando? Venga, antes que nada tengo que conseguir que todo lo que yo he dejado que entre en mi vida esté en la bandeja de entrada: notas de reuniones, los documentos de lo marrones que me han caído, los avisos de llamadas, ideas que a mí mismo se me han ocurrido (oye! menos cachondeo que de vez en cuando mi neurona funciona, ¿eh?), todo eso ¡a la bandeja de entrada del escritorio!

¿Y el correo electrónico? Pues, estamos de suerte, aquí el trabajo se automatiza… eso sí, debes ser pulcro con el gestor de email, porque si dejas los mensajes antiguos en la carpeta «bandeja de entrada» tendrás todo mezclado. En un próximo post hablaré sobre cómo tengo organizado mi correo electrónico y cómo lo gestiono; he mejorado mucho en el último año 😉

Y en casa, lo mismo: las cartas que he recibido (facturas, publicidad, más facturas, notificaciones de impuestos, más publicidad y facturas, muchas facturas), los «encarguitos» de la jefa, un dibujo que me ha regalado mi hija, tal chisme que se ha roto y que tengo que arreglar, notas con recados que tengo que hacer (compras y más compras)…. todo, ¡a la bandeja de entrada!

Paso 1. ¿Qué leche son todas estas «cosas»? [¿qué es?]

Como has observado, en mis bandejas de entradas recibo un batiburrillo de «cosas» heterogéneas, mezclándose tareas por hacer, marrones, y en muchos casos otras cosas con las que poco tengo que hacer, pero que me llegan.

En mi correo electrónico recibo mogollón de emails pidiéndome datos, endosándome algún marrón (demasiados), devolviéndome algún documento que he pedido que se revise, solicitándome información sobre tal trámite, pero también alguno de cachondeito y otros informándome de no-se-qué-asunto que nada tiene que ver conmigo, como ofertas de algún compañero que alquila su piso, anuncio de tal o cual seminario sobre aquello-o-lo-otro, que si el Equipo de Gobierno va a impulsar el-no-va-más en no-se-qué… vamos SPAM-interno. Y si hablamos de mis bandejas físicas, ya has visto, hay de todo.

Pues en este primer paso cojo una «cosa», sólo una, la que esté en primer lugar, la que esté encima del todo de mi bandeja de entrada, y veo de qué se trata. Con ella encima de mi mesa me hago la pregunta del siguiente paso.

Paso 2. ¿Pero yo tengo o no tengo algo que hacer con esto? [¿requiere acción?]

Esta pregunta sólo tiene dos posibles respuestas: sí o no.

Si la «cosa» que estoy procesando NO requiere acción, caben tres posibilidades:

1. Que sea desechable, innecesaria: ¡a la papelera!
2. Que no requiera hacer algo ahora, pero sí habría que hacerlo algún día o quizás si es que tengo tiempo: ¡a la incubadora!
3. Que sea una información útil para algo en lo que estoy metido ahora o en lo que posiblemente me tenga que meter en el futuro: ¡al archivo de material de consulta!

Más adelante, en otro post, contaré cómo administro estas categorías de «cosas», pero de momento te anticipo que lo único que hace falta es: una papelera para tirar todo lo desechable oel botón «eliminar» para los emails innecesarios, una lista o carpeta que haga las veces de incubadora en la que voy metiendo las «cosas» que quizás o algún día haré y a las que quiero hacerles un seguimiento, y un sistema de archivo en el que voy guardando el material de consulta.

Ahora bien, si la «cosa» SÍ requiere acción, si de verdad supone un compromiso en el que hay que hacer algo para darlo por cerrado, entonces continuo con el siguiente paso.

Paso 3. ¿Y qué es lo primero que tengo que hacer para quitarme esto de encima? [¿cuál es la acción siguiente?]

Vale ya sé que sí tengo que hacer algo, ahora toca identificar la acción siguiente, determino cuál es la siguiente actividad física que debo realizar para avanzar en la consecución del objetivo al que me he auto-comprometido (consciente o inconscientemente) con esta «cosa». Pero no me quedo ahí. Porque en muchas ocasiones sucede que para conseguir el resultado esperado no basta con que lleve a cabo una acción, sino que tengo que seguir una secuencia de acciones para dar por cerrado el compromiso. Este tipo de compromisos son el concepto de proyecto de David Allen.

Seguramente, como me pasaba a mí antes, para ti el concepto de proyecto representará algo de gran envergadura. Pero ahí está, en mi opinión, el gran error que cometemos la mayoría al intentar organizarnos; no damos suficiente importancia a algunas tareas, encargos, ideas, etc., que requieren varios pasos para desarrollarlas. Lo bueno de GTD es que, al considerar un proyecto cualquier «cosa» a la que te has comprometido (aunque sea sólo contigo mismo), en la que esperas alcanzar un resultado concreto mediante la realización de una serie de acciones, le puedes ir haciendo un seguimiento periódico en el que vas tomando conciencia de tus logros. Y esto es un plus de motivación extra para tu día a día.

Por tanto, en el caso de que sí se requiere acción, lo que hago es:

1. Identifico cuál es la siguiente acción.
2. Valoro si con esta acción ya conseguiré el resultado deseado, y si no es suficientecon una solaacción, recojo este resultado en un lista de proyectos que me recuerda los frentes abiertos.

Paso 4. ¿Y si soy capaz de hacer la acción siguiente en menos de 2 minutos? [regla de los 2 minutos: hazlo ya!]

Si al identificar la acción siguiente me doy cuenta de que es pecata minuta, que me la puedo quitar de en medio rápido, en poco tiempo, pues, ¿para qué demorarla? Si voy a tardar más en organizar la acción que tengo que hacer que el tiempo que me va a llevar hacerla, ¡estoy perdiendo productividad!

Esta es una regla de oro de GTD: 2 minutos. Si la acción siguiente requiere menos de 2 minutos, ¡HAZLA YA!

Paso 5. Qué, que yo soy el único que puede hacer esto, ¿no? [delégalo]

¿De verdad la acción siguiente la tengo que hacer yo? ¿No será algo que pueda hacer mejor otra persona? ¿Soy yo el responsable de esta acción? Delegar es la clave. Si te pasa como a mí, a veces harás cosas que perfectamente podría hacer otra persona, incluso puede que mejor que tú. David Allen cuando habla de «delegar» en GTD no se refiere exclusivamente al sentido habitual, de arriba-abajo, de jefe a subordinado, no. En GTD el término «delegar» es más amplio. Se trata de canalizar la acción hacia la persona más adecuada para hacerla. Unas veces será tu jefe o jefa, otras un colaborador tuyo, otras una compañera de tu mismo departamento o incluso de otro distinto, y puede que incluso haya acciones que dependan de un cliente o de un proveedor. Se trata de ver si esa acción depende realmente de tí o no el que se haga.

En los casos en que la acción no va a ser ejecutada por mí, pero condiciona el que yo pueda hacer o no otras acciones, le hago un seguimiento. Para ello la recogo en una lista de acciones que estoy a la espera de que la haga quien sea.

Paso 6. ¿Y para cuándo lo tengo que tener hecho? [prográmalo]

Bueno, pues si llego a hacerme esta pregunta, si llego a este paso, significa que la acción a realizar requiere más de 2 minutos y que soy yo quien tiene que hacerla sí o sí.

Ahora me toca determinar si hay un día o momento exacto en el que la acción tiene que ser hecha o si más bien se trata de una acción que tengo que realizar «en cuanto pueda». Sólo en el caso de que sea un compromiso en el que intervienen otras personas (como una reunión de trabajo o una cita con el médico) o que tienen fijado un plazo concreto para llevar a cabo la acción (como hacer la declaración de la renta o solicitar una subvención) lo registro en mi agenda. En los demás casos, la gran mayoría, recojo la acción en una lista de próximas acciones en la que están todas las que tengo pendiente de hacer.

Paso 7. ¡Venga, manos a la obra! [hazlo]

Y sí, este es el paso final, este es el objetivo: hacer las cosas. Pero para hacer las cosas de una forma productiva y eliminar el estrés, para mí ha sido fundamental adquirir el hábito de procesar las cosas, y no intentar hacerlas siempre tal y como me van llegando (salvo que me consuman menos de 2 minutos!). Una vez he procesado cada cosa que tengo en mi bandeja de entrada y he organizado las próximas acciones que tengo que hacer, he anotado los compromisos fijos en mi agenda, he recogido las acciones que haré quizás o algún día, las que estoy a la espera de que alguien las haga y los proyectos que representan mis frentes abiertos, y he archivado el material de consulta que me ha llegado, estoy en las mejores condiciones para decidir qué voy a hacer ahora, en este preciso momento y, lo que es aún mejor, soy consciente y tengo controlado todo lo que estoy dejando de hacer.

Más adelante, en otra entrada, te contaré más detalles sobre cómo organizar las cosas con GTD. Pero, de momento, te propongo que pruebes esta forma de procesar tu trabajo y tus asuntos personales. Y cuéntame que tal te va o si tienes alguna duda en los comentarios 😉