identifica las acciones de tus compromisos

Si has llegado hasta aquí siguiendo la serie de entradas que estoy publicando en el blog sobre el método “Getting Things Done” (GTD) ya tendrás una ligera idea para saber de qué va. Puede que incluso te haya “picado” después de decirte que, cuando se trabaja con información, el primer paso para llegar a La Zona y para evitar el estrés es vaciar la mente. Y para ello, ya te contaba el otro día que lo mejor es poner una bandeja de entrada en tu vida, un contenedor en el que las cosas que normalmente iban a parar a tu mente, queden depositadas físicamente en un lugar fijo.

Pues bien, hoy quiero continuar contándote lo siguiente que aprendí al leer a David Allen. ¿Te has preguntado alguna vez por qué hay cosas que sabes que tienes que hacer, que las tienes ahí delante día tras día, pero la pospones una y otra vez? ¿Por qué no consigues ponerte a ello? ¿Por qué lo aplazas continuamente? ¿Cuál es el motivo de tu procrastinación?

Si te pasa como me pasaba a mí, tendrás muchas cosas pendientes. Cosas que te has comprometido a hacer. Cosas que conforman tus “frentes abiertos”. Seguramente ni siquiera serás consciente de todas ellas hasta que hayas vaciado tu mente en la bandeja de entrada. Muchas serán grandes, como “mudarme a una casa más grande”, y otras serán tareas más pequeñas, como “pedir un tóner para la impresora”. Piénsalo: ¿en cuántas cosas estás “pringado”, ya sea para hacer cambios, acabarlas o hacer lo que sea con ellas? Todas estas cosas son tus “frentes abiertos”.

Hasta que no hayas identificado correctamente tus “frentes abiertos” difícilmente podrás conseguir lidiar con tu día a día de forma eficaz para después planear cómo manejarlos sin estrés. Si no eres consciente de cuáles son los compromisos que has ido adquiriendo, no tendrás la certeza de cuáles son tus “frentes abiertos” y, mucho menos, el trabajo real que debes realizar para conseguir quitártelos de en medio.

David Allen plantea los siguientes requisitos básicos para gestionar los compromisos:

  1. Cualquier cosa que consideres inacabada en algún sentido se ha de integrar en un sistema fiable fuera de la mente, la bandeja de entrada, que deberás revisar de forma regular y al que sabes que acudirás cuando sea necesario. Si tienes algo en la cabeza, tu mente no estará despejada.
  2. Debes aclarar exactamente cuál es el compromiso y decidir qué tienes que hacer para progresar en acabarlo (cuáles son las acciones a realizar), si es que hay algo que hacer con él.
  3. Una vez concretadas todas las acciones que has de llevar a cabo, tienes que mantener los recordatorios necesarios bien organizados en un sistema que revises con regularidad.

Un error que solemos cometer todos cuando tenemos cosas pendientes, es dar por sentadas las tareas que supone. De esta forma nunca conseguiremos quitarnos las cosas de la cabeza. Sin embargo, como dice Allen citando a Peter Drucker,

«la tarea no se supone, sino que ha de determinarse. “¿Cuáles son los resultados que se esperan de ese trabajo?” es… la pregunta clave para hacer que el gestor del conocimiento sea productivo».

Pero, entonces, ¿qué hay que hacer para quitarse las cosas de la cabeza? Basta con que te pares un momento a pensar sobre ese asunto pendiente, sobre eso que te ronda desde hace tiempo por la cabeza, o eso que te acaba de “caer encima”. Basta con que hagas lo siguiente:

  • Aclara exactamente cuál es el resultado deseado.
  • Decide cuál es la próxima medida material que debes adoptar, tu próxima acción a realizar en este asunto.
  • Coloca recordatorios del resultado y de la acción que realizarás en un sistema en el que confíes.

Con estos sencillos pasos conseguirás transformar las “cosas” en algo controlable. Habrás decidido el resultado esperado y la próxima acción necesaria. Esta es la principal diferencia del método GTD respecto a otros sistemas de organización. No es suficiente con tener un listado de “cosas” pendientes a modo de recordatorio, el objetivo debe ser realizar un inventario del trabajo real que debes hacer.

Siguiendo esos pasos habrás conseguido identificar las acciones de tus compromisos, tendrás un inventario real de tu trabajo, en términos manejables, que podrás organizar y, lo que es más importante, quitártelos de la cabeza. De esta forma conseguirás además no posponer más las tareas que tienes pendiente. Al definir claramente qué es lo que tienes que hacer con cada uno de tus compromisos tu subconsciente dejará de jugarte malas pasadas. Y es que uno de los principales motivos por los que procrastinamos es por la indefinición de lo que hay que hacer.

¿Y tú, sigues aún llevando las cosas en la cabeza?

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