GTD: trabajando con información

Presentaba el otro día el método GTD, enfocándolo hacia los posibles beneficios para los funkzionatas. Continuo hoy, tras unos días de inactividad bloguera, con la serie que espero ir publicando por aquí.

A ver si adivino: en tu trabajo, para hacer las cosas que tienes que hacer, tienes que manejar información, información y más información. ¿A que sí? Esta información será de lo más variopinta: que si hay un procedimiento que se debe seguir, que si tal documento cumple o no los requisitos de tal norma, que si faltan tantos días para que venza tal plazo, que si tienes que tratar tales asuntos con una persona en cuanto la veas, que si tienes que informar a no sé quien sobre esto o sobre aquello… información y más información. ¿Y dónde está toda esa información?, ¿qué?, ¿en tu cabeza?… A ver, a ver… A que adivino: en más de una ocasión has metido la pata por olvidar aquello que no tenías que olvidar. Y te preocupa que vuelva a pasar. Seguramente te habrás autoconvencido de que, claro, es normal… «con la cantidad de cosas que tengo que llevar pa’lante, algún error es normal». Pero te preocupa volver a equivocarte, volver a olvidar algo.

Es probable que no te hayas dado cuenta, o a lo peor sí, pero estás generándote una fuente de estrés. Si lo quieres llevar todo para adelante con la ayuda únicamente de tu cabeza, y vas metiendo más y más cosas en ella, tarde o temprano te volverá a pasar, volverás a meter la pata, y tus preocupaciones irán a más. Pero hay otra consecuencia más: cuantas más cosas llevas en la mente, menos capacidad tienes para concentrarte sólo en una cosa, en eso en lo que ahora, en este preciso momento, deberías de estar. Y seguramente, con cierta frecuencia, cuando estás haciendo algo, te saltarán flashes sobre otras cosas que tenías que hacer: «¡ostras!, que hoy es el día en que había que presentar tal documento», «tengo que enviar ese email que están esperando», «tendría que estar revisando tal documento»

Pero, una cosa. ¿Tu vida es sólo trabajo? No. En tu mente conviven tanto las cosas del trabajo como las de tu vida personal. Y es muy probable que esos flashes de los que te hablaba estén mezclados. Estando en la oficina, alguna que otra vez se te habrán venido a la cabeza cosas de tu vida privada, ¿verdad?  «No puedo olvidarme de ir a comprar no se qué cuando salga del trabajo», «¡la declaración de la renta!, tengo que hacerla esta misma tarde», «a ver si esta noche decidimos donde iremos de vacaciones»… Y viceversa, ¿en cuántas ocasiones te has acordado de cosas del trabajo estando en tu casa?

Convéncete: no puedes continuar llevando todo en la mente. No, al menos, si pretendes incrementar tu productividad personal evitando el estrés. ¿Y cómo se consigue esto?, ¿cuál es el secreto? El secreto, como dice José Miguel Bolívar, está en La Zona.

David Allen describe La Zona como:

una situación (o estado) en la que trabajar, actuar y ser en la que la mente está despejada y ocurren cosas constructivas

Esa es la promesa del método GTD, y esto es lo que a mí me enganchó. Pero, ¿cómo alcanzar La Zona?, ¿cómo conseguir tener lo suficientemente liberada la mente como para concentrarme en una única cosa?

Lo primero que aprendí con GTD, es que para dejar de tener las cosas en la cabeza tienes que adoptar un sistema en el que confíes, en el que tengas la certeza de que cuando vayas a buscar los frentes abiertos, los asuntos pendientes, las cosas por hacer, o como lo quieras llamar, vas a encontrarlo. El primer paso es vaciar la mente.

Cuando digo un sistema, no me refiero a algo complejo. Puede ser tan simple como una libreta de papel en la que vayas anotando las cosas. Incluso Allen recomienda empezar por sistemas de baja tecnología. Aunque, en mi opinión, lo ideal es que sea un sistema con el que te sientas cómodo. Yo, por ejemplo, “odio” escribir a mano. Estoy tan acostumbrado a trabajar, a escribir, con el teclado, que me siento incómodo anotando cosas en papel. Ya tendré oportunidad de comentar por aquí cuáles son mis herramientas. De momento, si estás pensando en aplicar el método GTD, hazte a la idea de que el sistema que vayas a utilizar inicialmente tiene que ser lo suficientemente simple como para sentirte cómodo anotando cosas en cualquier momento y en cualquier lugar.

2 pensamientos en “GTD: trabajando con información

  1. Me tienes en ascuas, ya que cada artículo aumenta mi curiosidad sobre este método.
    Sin embargo, sobre lo que publicas hoy me surge una duda: partiendo de que hay que liberar la mente de todas esas tareas personales y profesionales que tenemos que realizar, y que en general seran numerosas, entiendo que deben utilizarse sistemas tipo agendas electrónicas que nos ayuden a localizar esa información que vamos introduciendo, por lo que no me encaja lo de las herramientas básicas tipo papel o libreta que puede producir cierto desorden sobre todo temporal.
    Saludos.

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    • Hola Jose.

      En realidad el sistema que utilices para volcar tu mente no tiene por qué ser tecnológicamente avanzado; puede ser tan sencillo como una Hipster PDA (http://canasto.es/2007/10/hipster-pda) o de lo más sofisticado, como por ejemplo una aplicación informática que te permita sincronizar tu PC de la oficina con el de casa e incluso tu smartphone.
      Sería incluso recomendable empezar por la opción menos tecnológica con la que te sientas agusto; yo, por ejemplo, por mi manía de no escribir a mano, perdí mucho tiempo buscando la aplicación informática que más me gustaba.
      Hace poco, para predicar con el ejemplo, propuse a mi pareja que implantara un sencillo sistema (basado en Autofocus y no en GTD) para gestionar sus tareas. ¿Sabes qué le regalé para que comenzara? Una libreta de anillas, tan simple como eso; y le funciona!
      Gracias por pasarte por aquí. Nos vemos! 😉

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