De la indiferencia y la indignación, al compromiso (II)

Continúo desgranando el análisis descriptivo del que partía para diseñar la plataforma de participación en la elaboración y seguimiento del Plan Estratégico de la Universidad Pablo de Olavide.

En las entradas anteriores comentaba que, para conseguir pasar de la indiferencia y la indignación al compromiso, habría que realizar un diagnóstico de la situación pegado al terreno, fijar una nueva visión y objetivos y diseñar un Plan Estratégico 2.0. En esta entrada me voy a centrar en para qué y cómo conseguir el compromiso de las personas.

Cambiar la manera de trabajar

“Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”. Albert Einstein

La meta final de un Plan Estratégico es aproximar a la institución a la visión ideada, siguiendo la hoja de ruta trazada, mediante el cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos. Se trata pues de alcanzar unos resultados que probablemente no se habrían obtenido de no existir el Plan.

El proceso mediante el cual se desarrolle la elaboración del Plan Estratégico (que podríamos etiquetar como “2.0”) puede generar una dinámica de trabajo totalmente nueva. Con la aportación de propuestas e ideas, y el debate abierto en la comunidad, se propicia el trabajo colaborativo introduciendo el uso de herramientas de la web 2.0 con las que, de forma natural, se cambia la manera de trabajar.

Las herramientas 2.0 nos permiten (Latorre Galicia y Calvo Galindo, 2013):

  • Poder estar conectados a distancia, de forma síncrona o no, trabajando sobre un mismo documento, debatiendo sobre una idea, etc.
  • Acceder en tiempo real a una cantidad ilimitada de información y experiencias sobre cualquier temática a nivel mundial.
  • Plantear un nuevo concepto de los procesos de enseñanza-aprendizaje basados en la idea de compartir, construyendo —entre todos— los nuevos conocimientos a partir de nuestro saber hacer y experiencia individual y organizacional.

Involucrar a los equipos

Claro está que el uso de herramientas nuevas no fuerza de por sí cambio alguno. Por muy potente y fácil de utilizar que sea una herramienta, ésta sólo genera valor cuando es utilizada adecuadamente.

En el caso de las herramientas colaborativas (2.0) la principal novedad reside, como se ha dicho, en la posibilidad de compartir conocimiento y trabajar a distancia de forma simultánea (síncrona o no). Estas herramientas, por tanto, facilitan la conexión en red de las personas de la comunidad que comparten un interés común.

Durante la etapa de recogida de propuestas al Plan Estratégico, se habrá generado una comunidad de la que formarán parte personas de los distintos equipos de trabajo de la Universidad. Si estos equipos de trabajo, una vez terminada esta etapa, continúan desarrollando su actividad de forma estanca, se habrá desaprovechado una oportunidad fabulosa.

El Plan Estratégico 2.0 debe servir para involucrar a toda la comunidad universitaria y, especialmente, a personas de todos los equipos de la organización (personal directivo, docente, investigador y de administración y servicios). Se pretende generar una dinámica que involucre de forma transversal a los equipos con una finalidad común: la búsqueda de soluciones que conduzcan al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución.

Empoderar a las personas

De acuerdo con Gilda Farrell, Jefa de la División de Cohesión Social, Investigación y Anticipación del Consejo de Europa, actualmente la mayor parte de la ciudadanía tiene la sensación de que está pagando el precio de decisiones que nunca ha tomado (Rey Jordan, 2012).

El origen de esa sensación proviene de la polarización extrema de las sociedades, que provoca un gran diferencial entre quienes tienen poder de decisión y quienes no. Este poder de decisión se concentra en pocas personas, que son quienes tienen o asumen esa responsabilidad, es decir, son responsables; entendiendo que responsable es quien tiene capacidad de responder.

La ciudadanía no ha tenido la capacidad de responder (no he tenido responsabilidad) en la identificación de los problemas y la toma de decisiones que nos han llevado a la situación actual. Esta situación es probablemente extrapolable al ámbito de la comunidad universitaria. Para corregirla, es necesario corresponsabilizar a las personas en la definición del camino que conduzca a la Universidad Pablo de Olavide al cumplimiento de los objetivos planteados. A eso debe aspirar la metodología empleada en el proceso participacitivo del Plan Estratégico.

Se trata por tanto de otorgar a las personas el poder suficiente para decidir qué debe hacerse y elaborar de forma colaborativa (co-crear) el Plan Estratégico.

Fomentar la transversalidad

Las estructuras jerárquicas tienen su fundamento en el establecimiento de una línea de decisión clara. Uno de sus inconvenientes es que tienden a generar parcelas estancas de responsabilidad.

Este escenario no es el más propicio para generar ideas y soluciones a problemas que sobrepasen la parcela de la que cada individuo es responsable. La apertura de un proceso participativo, que fomente las aportaciones de todos los miembros de la comunidad en todos los ámbitos, indistintamente de su filiación, evita las rigideces jerárquicas, fomentando la transversalidad.

Sin duda, la colaboración entre personas de distintos centros, departamentos y servicios, estudiantes, profesorado, personal de administración y gestión, antiguos estudiantes, ciudadanía del entorno social, etc., puede favorecer la innovación al aflorar y debatir ideas de forma abierta.

En torno a las propuestas que pasen a formar parte del Plan Estratégico se podrán formar grupos de trabajo transversales, en los que participen personas cuyo nexo de unión sea el interés por una acción o un objetivo concreto. Esta experiencia puede suponer una buena práctica a replicar y coadyuvar a disipar las rigideces de las fronteras jerárquicas.

Gestión del conocimiento

Una de las funciones sociales de la Universidad es la generación de conocimiento. La apertura de un proceso participativo en un entorno tan rico en conocimientos puede generar un aluvión de ideas que, de no gestionarse correctamente, además de desapovecharlas, podría conducir a la frustración y desafección de buena parte de los participantes.

Esta iniciativa debe servir para poner en práctica técnicas de gestión del conocimiento. Su éxito podría abrir la puerta a un uso generalizado de herramientas que faciliten gestionar de forma colaborativa el conocimiento colectivo.

¿Sobre qué ámbitos de conocimiento tenemos personas expertas dentro de la Universidad?, ¿qué investigaciones se están desarrollando?, ¿cómo podemos aprovechar todo ese conocimiento para el funcionamiento de la propia Universidad?… éstas y muchas otras preguntas deberían tener rápida respuesta con una buena gestión del conocimiento.

El proceso participativo del Plan Estratégico puede suponer una experiencia piloto sobre el uso de herramientas colaborativas que faciliten la gestión del conocimiento.

Cambiar la organización

Sea dentro o fuera de la Universidad, la necesidad de reestructurar la Administración es un asunto de recurrente actualidad. Nadie puede negar que haya motivos que justifiquen esta necesidad. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la estructura debería ajustarse a las necesidades que exija alcanzar la visión ideada, y no acometerse sólo con las disfunciones o anomalías detectadas en el momento de inicio del diagnóstico de la situación.

Cambiar la organización debe ser consecuencia del cambio en la forma de trabajar y de las funciones a desarrollar. No es una tarea para nada fácil ni rápida, y necesitará equipos que gestionen el cambio (Díaz Méndez, 2013). Las personas que deban formar estos equipos podrían identificarse, por ejemplo, a través de los grupos de trabajo que se generen en torno a los objetivos y acciones definidas en el Plan Estratégico.

La iniciativa participativa se podría convertir, de esta forma, en un punto de inicio para la evolución de la organización hacia un entorno más flexible y colaborativo.

¿Te he convencido?, ¿crees que el Plan Estratégico 2.0 puede ser una buena forma de ir caminando hacia el Gobierno Abierto? O por el contrario, ¿lo ves inútil?, ¿se ve quizás como puro marketing? Deja por favor tu opinión en los comentarios. Necesito tu ayuda para pulir el enfoque.

En las próximas entradas tocará coger escuadra y cartabón para ponerse a diseñar una solución que permita llevar a la práctica esta iniciativa.

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