Diseñar un Plan Estratégico 2.0 (transparente y participativo)

[Continuación: De la indiferencia y la indignación, al compromiso (I)]

Terminaba la entrada anterior diciendo que, para propiciar la participación e implicación de todos y todas en el Plan Estratégico, y rendir cuentas de todo el proceso, es interesante habilitar mecanismos no presenciales a través de los cuales se facilite y expanda la participación y el debate. Veamos cómo.

Propuestas en plataforma propia

La web 2.0 ha traído consigo un amplio abanico de herramientas que facilitan la participación y debate. Muchas de ellas son de uso libre y con un coste muy bajo e incluso nulo, pues hay gran variedad de opciones gratuitas.

Las plataformas tecnológicas tienen la ventaja, respecto a los mecanismos de participación tradicionales, que potencian y facilitan la gestión de la información.

Una de las claves para conseguir el compromiso de las personas que forman la organización es empoderarlas para la búsqueda e implementación de soluciones. Por ello, es recomendable encomendar a un grupo de trabajo formado por profesionales de los distintos ámbitos de la organización la tarea de buscar y desarrollar la plataforma de participación. Con ello se consigue ahorrar unos recursos de los que la mayoría de las Administraciones Públicas ahora no disponen, y por otro lado, puede servir de inspiración al resto de miembros de la organización.

Se trata pues de constituir un grupo de trabajo, que bajo el liderazgo o esponsorización del equipo de gobierno, diseñe una plataforma tecnológica con el mínimo coste posible.

Escucha activa en redes sociales

Las redes sociales se han convertido hoy día en las plazas de los pueblos y barrios, donde los ciudadanos y ciudadanas comentan sus opiniones y discuten sus preocupaciones. En un ambiente universitario, con una tasa de penetración de las TIC cercana al 100%, el uso de las redes sociales es bastante extendido.

Cuando se pretende recoger las ideas y propuestas para mejorar las perspectivas de futuro de la institución y, por ende, del servicio público que presta, no se debe desaprovechar la oportunidad de explotar la información publicada en las redes sociales. Es necesario practicar una escucha activa para captar las ideas y propuestas lanzadas abiertamente.

Es frecuente que en un proceso participativo se cometa el error de obligar a utilizar la plataforma propia para la recogida de propuestas. No podemos dejar pasar las ideas allá donde surjan, pues si no se capturan, se pierden. Y éste es un lujo que no nos debemos permitir quienes gestionamos recursos públicos.

Sería deseable, por tanto, establecer un protocolo para detectar ideas y propuestas en las redes sociales, e incorporarlas a la plataforma.

Creación de una comunidad real

La participación no debe limitarse al uso de herramientas tecnológicas. Éstas no son el fin del proceso participativo, sino un instrumento para expandir la participación.

El compromiso y alineamiento con una iniciativa basada exclusivamente por medios digitales es muy difuso y no llega a alcanzar el grado que se consigue con el contacto personal.

En una comunidad real, el nivel de participación y de compromiso es altísimo. Los miembros de estas comunidades tienen un elevado sentimiento de pertenencia y se identifican con esa comunidad (l’Olivier, 2012). En este aspecto, la Universidad Pablo de Olavide, como otras tantas instituciones similares, parte con la ventaja de contar ya con la comunidad universitaria, de la que se sienten parte estudiantes y personal docente, investigador y de administración y servicios.

El esfuerzo necesario para crear una comunidad alrededor de la iniciativa que se pone en marcha es menor que en otras instituciones, pero no por ello hay que descuidarlo. Es necesario arbitrar los mecanismos para que la propia comunidad pueda dinamizar su actividad y que los miembros de la misma hagan propuestas, debatan y apoyen las formuladas por otros miembros. El objetivo debe ser co-crear entre todos y todas el Plan Estratégico que debe guiar el futuro de la Institución.

La plataforma de participación debe servir para crear un nodo fuerte. Pero éste debe reforzarse con algún encuentro presencial que fije los lazos de adhesión y, por otro lado, se debe alimentar y comunicar sus ideas a través de las redes sociales para expandir su conocimiento y penetración.

Una fórmula para expandir la participación y fortalecer el compromiso podría ser:

  • Lanzar la plataforma participativa, anunciándola por redes sociales y listas de distribución.
  • Organizar un acto público unos días después del lanzamiento, para explicar su funcionamiento, debatir las primeras ideas recibidas, recoger otras nuevas y animar a expandir la participación.
  • Dinamizar la participación difundiendo en redes sociales y listas de distribución las propuestas recibidas.
  • Cerrar la fase de participación con un encuentro presencial en el que se expongan las propuestas no rechazadas, que se elevan a consideración por el equipo de dirección, y se anime a contribuir en las siguientes fases del proceso.

El objetivo de esta fórmula es fortalecer el engagement de la comunidad universitaria.

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