la productividad personal como competencia profesional

Como señala Alberto Barbero en su blog, la productividad personal es una de las competencias fundamentales que deberían contemplarse en todos los programas de desarrollo de personas.

La naturaleza del trabajo ha cambiado. Hoy muchas personas tienen la sensación de que su trabajo consiste en gestionar urgencias. Los buzones de entrada del email son como un virus que nos paraliza. Los modelos de “gestión del tiempo” ya no sirven para tener una perspectiva del trabajo ni para controlarlo y las relaciones personales se ven afectadas por el incumplimiento reiterado de compromisos. Sin embargo, y aunque muchos sigan atascados en la trampa y en el victimismo asociado, existe un método ya muy consolidado para ser eficaces ante este nuevo reto. Su nombre es GTD y algunos de sus beneficios son la productividad, la desaparición del stress, la eficacia y la generación de confianza en los equipos.

Los modelos de “gestión del tiempo” ya no sirven

David Allen en su libro Making it all work, traducido al español como Haz que funcione, describe toda una hoja de ruta para alcanzar esta competencia profesional tan amplia: la productividad personal.
Tomando como base la hoja de ruta trazada por Allen (y algún bonus), la mejora de la productividad personal se produce desarrollando las competencias generales y específicas que enumero a continuación, de tal forma que se sea capaz de:

COMPETENCIAS GENERALES

  1. Conseguir tener bajo control todos los frentes abiertos, organizando de forma sistemática toda la actividad.
  2. Orientar la actividad diaria a resultados concretos.
  3. Obtener la perspectiva necesaria para enfocar y evaluar la actividad desarrollada.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

  1. Capturar las tareas, asuntos pendientes e ideas en cualquier momento y lugar.
  2. Liberar la mente, externalizando toda la información, ideas y asuntos pendientes en un sistema confiable.
  3. Aclarar sistemáticamente qué hay que hacer con cada cosa.
  4. Traducir los compromisos y asuntos pendientes en acciones.
  5. Organizar y clasificar las tareas, documentos e ideas en categorías que faciliten su rápida localización.
  6. Mantener un sistema de archivo sencillo, eficaz y actualizado.
  7. Revisar y actualizar periódicamente las tareas, proyectos e ideas.
  8. Mantener el compromiso de controlar lo que se hace e identificar el siguiente paso.
  9. Discriminar con agilidad qué hacer sobre la marcha, qué delegar y qué posponer.
  10. Simplificar la decisión de qué hacer en cada momento, teniendo en cuenta los factores estratégicos, los límites contextuales y las opciones de actuación.
  11. Mantener la concentración y evitar distracciones al ejecutar determinadas tareas.
  12. Planificar de forma natural y sencilla proyectos y actividades que requieran una sucesión de tareas.
  13. Elegir un sistema de organización adecuado a nuestra actividad.
  14. Incrementar la perspectiva sobre la actividad, identificando qué es necesario hacer para terminar los proyectos.
  15. Mantener el control sobre las áreas de responsabilidad e interés.
  16. Conseguir alinear la actividad con las metas y objetivos anuales.
  17. Tener una visión del resultado que se alcanzará a largo plazo.
  18. Elevar al máximo la perspectiva hasta identificar cuáles son los propósitos y principios que guían la propia vida.

¿Qué opinas?, ¿consideras suficientes estas competencias para mejorar la productividad personal? ¿Sobra alguna? ¿Están bien formuladas? ¿Qué cambiarías?

8 pensamientos en “la productividad personal como competencia profesional

  1. Pingback: Lo más visto en 2012 de FunkziUni | FunkziUni

  2. Estoy bastante de acuerdo en todo. Aunque creo que lo primero es conocer lo bueno y lo malo de cada uno, para poder potenciar lo que es bueno, y entrenar lo que no tenemos tan bueno. Tal y como vi en otro artículo, al final todo se resume en tres puntos, aptitudes, conocimientos y actitudes. Si se mejoran esas tres cosas, aumentamos la productividad. Con permiso os pongo el link del artículo, que creo que puede ser interesante.
    http://es.workmeter.com/blog/bid/168555/Composici%C3%B3n-de-la-productividad-personal

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    • Gracias Alberto por tu comentario y por el artículo recomendado; es muy bueno.
      Saca a colación un aspecto en el que hasta ahora no me había parado, ¿cuál es nuestra actitud frente a la actividad diaria? Coincido en que la aptitud y los conocimientos son fácilmente entrenables y que la actitud es seguramente el aspecto más inconsciente y olvidado de la productividad.

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  3. Curiosa lista de competencias específicas, donde se sitúa al final la “competencia” más importante: “identificar cuáles son los propósitos y principios que guían la propia vida”. Desde estos propósitos y principios transversales deberían entenderse el resto de acciones.

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    • Efectivamente Mª Ángeles, los propósitos y principios deben guiar las acciones y todas las metas, objetivos y resultados de los niveles intermedios; esa sería una estrategia de arriba-abajo (top-down). Pero no siempre es fácil conseguir la perspectiva suficiente para elegir el camino a seguir para alcanzar esos propósitos. Por ello el método GTD plantea una hoja de ruta que facilita incrementar la perspectiva necesaria que permita alinear todas tus acciones, proyectos, metas y objetivos con tu visión y misión en la vida; que sería una estrategia de abajo-arriba (bottom-up).
      En mi opinión, esta segunda estrategia es más sencilla, ya que hasta que no sientas que controlas tus acciones del día a día, tu mente no estará despejada como para plantearte metas a más alto nivel.
      Por todo ello, en la lista de competencias, ésta tan importante figura al final.
      Gracias por pasar por aquí. Espero verte con más frecuencia; están en tu casa 😉

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  4. Cada día tengo más claro que no sólo la productividad personal es clave en ciertos puestos de trabajo (y beneficiosa en todos) sino que es uno de los frentes más desatendidos y que más facilmente multiplicarían nuestra efectividad laboral y personal

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    • Totalmente de acuerdo contigo Rubén. Cualquier esfuerzo por mejorar nuestra productividad tiene unas repercusiones positivas exponenciales en nuestra vida.
      Gracias por tu comentario.

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