concéntrate y evita las distracciones

Si tu trabajo requiere concentración o estás estudiando quizás te puedan interesar algunos truquillos que desde un tiempo a esta parte estoy aplicando en mi día a día.

Yo suelo perder la concentración con mucha facilidad, lo que me cabrea enormemente, porque las “cosas” con las que estoy se me eternizan. Gran parte de mi trabajo consiste en analizar y estudiar información que, en la mayoría de los casos, está recopilada en varios documentos, lo que me obliga a trabajar con 2 ó 3 a la vez. Si cuando estoy enfrascado en un estudio me distraigo, es muy fácil que me pierda y al final tenga que volver a empezar, o que pierda un tiempo precioso en retomar el asunto por donde iba.

Pero además de mi trabajo profesional, también estudio. Y me pasa lo mismo. Me pongo a estudiar, una distracción y eah!… a volver a empezar!!. Y no hay nada que me fruste más que terminar una sesión de estudio y ver que no he avanzado apenas. Si encima los exámenes están ya cerca, el estrés, los nervios, o como lo quieras llamar, me causa más presión, lo que me hace cabrearme aún más cuando noto que no estoy avanzando.

Pero hay un truco para evitar esto. Un truco que a mí me ayuda a concentrarme y que descubrí (gracias a Berto Pena) hace poco menos de un año: la Técnica Pomodoro. Claro está, que para aprovechar de verdad los beneficios de esta técnica, lo ideal sería que primero tengas la mente como el agua, para así poder trabajar en la Zona. Y es que cuando se trabaja con información (y estudiar es ésto) no conozco nada mejor que aplicar el método GTD, del que suelo hablar en este blog (pero GTD no se implanta de la noche a la mañana).

Para David Allen, autor del método GTD, la Zona es un situación (o estado) en la que trabajar, actuar y ser en la que la mente está despejada y ocurren cosas constructivas

En este estado, cuando la mente está despejada, es mucho más fácil conseguir concentrarte. Por eso te sugiero que le eches un vistazo a las entradas que encontrarás en este blog sobre GTD (y las que quedan por llegar) y te plantees su implantación. Con un poco de esfuerzo al principio, conseguirás organizarte mucho mejor y evitarás al mismo tiempo el estrés. Pero hoy quiero hablar sobre la Técnica Pomodoro. ¡Vamos al lío!

Pomodoro technique

¿En qué consiste la Técnica Pomodoro?

Te recomiendo que cuando tengas tiempo te leas el libro de Francesco Cirillo, autor de la técnica, que te puedes descargar gratuitamente (en inglés) en su portal oficial.

De momento te destaco los conceptos que para mí son claves, y que me están siendo útiles para incrementar y conservar mi concentración. No todos los trucos que enumero a continuación están extraídos de la Técnica Pomodoro. En mi rutina diaria he ido incorporando algunos consejos que he aprendido gracias a mis maestros sobre productividad personal: José Miguel Bolívar, Berto Pena, Jeroen Sangers y Jero Sánchez.

1. Planifica en qué vas a trabajar o estudiar el día anterior.

Es importante que cuando te dispongas a concentrarte ya tengas muy claro qué vas a hacer. Con que le dediques 10 ó 15 minutos al final de cada jornada para decidir a qué te dedicarás el día siguiente es suficiente. Pero elige sólo 3 ó 4 cosas, y anótalas en una lista de “cosas” a hacer hoy (una hoja de papel, es suficiente). Si eres capaz de terminarlas completamente ya tendrás oportunidad de elegir alguna más sobre la marcha.

Las “cosas” que elijas que vas a hacer deberían estar expresadas en términos de acción, es decir, deberías identificar las acciones que vas a realizar durante la jornada. Si las “cosas” son demasiadas “gordas” para poderlas abarcar en una sola sesión de trabajo/estudio, mejor trocéalas en acciones  más pequeñas.

2. Ten a mano todo lo que vas a necesitar.

Si es documentación de la red, localízala antes de empezar a concentrarte. Además de tu material de trabajo o estudio, siempre deberías tener a mano:

  • Una herramienta con la que capturar ideas. Cualquier cosa que se te venga a la cabeza y que te pudiera distraer durante tu sesión de concentración debería poderse capturar para dejarte continuar. Si no es muy posible que tu mente no alcance la Zona. Una libreta puede ser suficiente.
  • Un temporizador. No te imaginas lo que puede aumentar tu productividad con el mero hecho de controlar los tiempos. Lo que da nombre a la Técnica Pomodoro es precisamente el temporizador. Un pomodoro, que en italiano significa “tomate”, es la forma que dan habitualmente a muchos temporizadores de cocina (estos que se giran para que empiece a contar minutos hacia atrás). Hoy en día es muy fácil encontrar temporizadores prácticos mucho mejores que el típico de cocina (sobre todo más discretos y silenciosos (te imaginas sacar en tu despacho o en la biblioteca un temporizador de cocina y darle: iiggghhhhh, tictictictictic… :)) Los hay para el PC y para el teléfono móvil. Incluso los móviles suelen traer un cronómetro configurable para que cuente hacia atrás. El requisito es que se pueda programar para que cuente 25 minutos hacia atrás. Yo personalmente vengo utilizando Focus Buster para Adobe Air en los ordenadores con los que trabajo y Pomodoro Lite para iPhone.

3. Evita las distracciones.

Si hay algo que nos hace ser improductivos y que nos roba la concentración, son las distracciones. Y lo peor es que la mayoría de las veces somos nosotros mismos quienes nos provocamos las distracciones. Que si tenemos tal cosa que arreglar y se nos vienen flashes a la mente (anótalo en tu herramienta captura-ideas), que si un SMS (pon en teléfono en silencio absoluto, sin vibración), que si la alerta del correo electrónico (configúralo para que la descarga de mensajes sea manual o a unas horas programadas), que si mensajitos de Twitter (ciérralo y desactiva las alertas)… Debes evitar a toda costa distraerte cuando te concentras.

4. Trabaja o estudia en pequeños períodos de 25 minutos.

A esto es a lo que se le llama un pomodoro. Por lo general, nuestra mente es incapaz de estar completamente atenta a una sóla cosa durante más tiempo, y de lo que se trata es precisamente de eso, de que puedas estar SÓLO con lo que estás; sin ninguna distracción. Cuando el temporizador suene al acabar los 25 minutos, debes dejar lo que estás haciendo, marcar una cruz en la lista de “cosas” a hacer hoy y tomarte un respiro.

Si has conseguido acabar con lo que estabas en este pomodoro, ¡bién!, táchalo de la lista de “cosas” por hacer hoy. En el próximo pomodoro empieza lo siguiente que tenías en la lista.

5. Descansa unos minutos entre período y período.

Es suficiente con 3 ó 5 minutos, tampoco más. Pero es conveniente que el descanso sea real, que hagas algo que de verdad te despeje. Nuestra mente necesita airearse para volver a ponerse “a piñón” con la tarea. Aprovecha para ir al aseo, estirar un poco las piernas, cosas así. Pero no te enredes, no debes dejar que el “coco” se te enfríe demasiado. No te recomiendo que te pongas a charlar ni nada de eso, o será fácil que tu mini-break termine siendo más largo de la cuenta. ¿Han pasado ya los 3 ó 5 minutos? Venga, vamos a por otro pomodoro.

6. Cada 4 pomodoros descansa entre 20 y 30 minutos.

Este descanso ya debe ser más parecido a los kit-kat que nos solemos tomar cuando empezamos a estar cansados. Pero el truco está en no dejar que tu mente llegue a cansarse. De ahí la importancia de tenerlo programado. 4 pomodoros seguidos, es decir unas 2 horas de concentración máxima, y descanso. Después vuelta a empezar.

7. Controla las interrupciones.

Por mucho empeño que pongas en evitar las distracciones, algunas serán inevitables. Tu objetivo debería ser minimizarlas en lo posible, pero te encontrarás con distracciones originadas por otras personas (compañeros, tu jefe, colaboradores…). Cuando esto ocurra, cuando te interrumpan en medio de un pomodoro, distrayendo tu atención y perdiendo la concentración, dílo abiertamente. No hace falta ser “borde”, basta con que comentes a quien te interrumpe que estás concentrado y que intentas evitar las distracciones, y pregúntale si puede esperar los minutos que falten para que termine tu pomodoro. Poco a poco, las personas que están a tu alrededor irán tomando conciencia de tu esfuerzo por concentrarte y probablemente las interrupciones empiecen a bajar.

Si consigues “negociar” con éxito la interrupción, y puedes seguir con lo que estabas haciendo, pon una marca en tu lista de “cosas” a hacer hoy (yo pongo una “I”), y continua hasta que suene la alarma del temporizador.

Si no hay forma, si tienes que dejar lo que estabas haciendo, o la interrupción te ha llevado demasiado tiempo (más de un minuto, por ejemplo), tienes que descartar el pomodoro. Esta es una regla de oro de la Técnica Pomodoro: un pomodoro es completo, no se fracciona, son 25 minutos “a piñon“. Pon el temporizador a cero, descartando el que habías empezado, y vuelve a comenzar un nuevo pomodoro.

8. Evalua la jornada.

Es el momento “subidón”. Al terminar la jornada de trabajo o la sesión de estudio, echa un vistazo a tu lista de “cosas” por hacer hoy. ¿Cuántos pomodoros has conseguido completar? ¿Has hecho todas las “cosas” que estaban en la lista? ¿Has tenido muchas interrupciones? Cuando lleves un tiempo utilizando la técnica podrás comparar si estás consiguiendo mejorar, si has completado más pomodoros y has tenido menos interrupciones (no hace falta que sea en plan estadístico, ya es motivador con una idea mental). Aprovecha este momento para planificar ya la jornada siguiente.

Bonus: crea el clima para concentrarte

Estarás harto de escuchar que si la temperatura ideal es tal o cual, que si la luz debe ser así, que si el orden, etc., etc. Pero hay una cosa que a mí personalmente me ayuda a concentrarme y que quizás a tí también: evitar el ruido. Sí, ya sé, esto te lo han dicho mogollón de veces; a mí también. Lo que yo no he descubierto hasta hace poco es que mi oído (o más bien mi “coco“) es caprichoso, y dependiendo de lo que vaya a hacer o de dónde esté, me concentro más fácilmente escuchando de fondo una cosa u otra. Lo que hago normalmente es escuchar música, pero evitando la radio, que continuamente me distrae. Para hacerme mis listas de música en función de si necesito concentrarme de forma animada, para hacer cosas “a toda pastilla“, o de forma calmada, para estudiar detalles, uso Spotify. Y para los momentos o lugares en los que necesito anular el ruido externo (imagínate lo que es estudiar en casa con 2 niñas pequeñas jugueteando), crear un clima de relajación, uso SimplyNoise; una herramienta que descubrí hace poco gracias también a Berto Pena.

La Técnica Pomodoro es mucho más completa, pero con la puesta en práctica de estas ideas ya notarás un incremento en tu capacidad para concentrarte. Espero que te resulten útiles. Si las pones en práctica, por favor, díme en los comentarios que tal te va. O quizás tú ya usas otros trucos que te van bien, ¿por qué no los compartes en los comentarios? 😉

Foto: Lucas Mascaro en Flickr.
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