pon una bandeja de entrada en tu vida

Inbox ArtRetomo hoy la serie que inicié en el verano sobre mi experiencia con el método GTD para la mejora de la productividad personal sin estrés, y sus posibles beneficios para gente como yo: funkzionatas.

Dejé el asunto contándote mi primer aprendizaje cuando leí el libro de David Allen, propulsor de «Getting Things Done»: los funcionarios somos trabajadores del conocimiento. Hasta entonces no me lo había planteado. Sí, había escuchado y leído mucho acerca de la gestión del conocimiento.

«Las organizaciones deben favorecer la transferencia de conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización».

Pero eso, traducido al día a día, ¿cómo se hace? Y, es más, ¿la gestión del conocimiento sólo es útil para la organización? ¿Yo no puedo gestionar mi propio conocimiento? Pues yo descubrí, gracias a GTD, que lo que yo hago diariamente es aplicar conocimientos, pero que éstos no los gestionaba de ninguna forma especial. Así pues, si volvía a planteárseme un asunto en lo que me era necesario aplicar conocimientos ya aprendidos en el pasado, me podían pasar varias cosas: o bien tenía suerte y me acordaba “de cabeza”, o bien a lo mejor me sonaba el tema y recordaba por dónde podía haber archivado documentación sobre ese asunto, o bien al final tenía que volver a empezar de cero.

Asumir que podía gestionar el conocimiento, mi conocimiento, ha sido sin duda uno de los aprendizajes que más valoro de GTD. Probablemente lo podía haber hecho antes, sin conocer este método. Pero lo bueno de GTD es cómo integra todo el conocimiento en una misma sistemática. Y es que también es conocimiento que se debe gestionar el conjunto de “frentes abiertos”, las “cosas” que tienes por hacer. No me negarás que cuando se empiezan a acumular “cosas” pendientes llega un momento en que ya no sabes por dónde empezar, o lo que es peor, pierdes la seguridad de saber todo lo que tienes pendiente. Y eso estresa, y mucho. Te puedes empezar a sentir inseguro, y te provoca “interferencias” en lo que estás ahora mismo haciendo. Así no hay forma de alcanzar La Zona. Como comentaba en el anterior post, el primer paso para sentirte productivo y evitar el estrés es vaciar la mente.

Ya tendré oportunidad de hablarte sobre cómo gestiono los conocimientos relativos a los asuntos que voy tratando. Hoy me voy a centrar en comentar cómo, siguiendo el método GTD, gestiono los conocimientos que en primer lugar entran en escena: las “cosas” con las que debes decidir qué hacer. David Allen define “cosas” del siguiente modo:

Todo aquello a lo cual has permitido entrar en tu mundo psicológico o físico y cuyo lugar (o estado) idóneo no es en el que está, aunque aún no hayas decidido el resultado que deseas para ello ni la próxima acción en relación con ello.

Hay una clave en esta definición: “cosas” no son sólo aquellos asuntos que tienes que resolver en el trabajo, sino que es todo aquello que tú mismo has permitido que entre en tu mundo. Es decir, que abarca a todos esos compromisos a los que llegas contigo mismo, tanto en el ámbito profesional como personal. Y de eso estamos todos hasta los topes, porque incluye también todos esos «a ver si…», «algún día quiero…», «en cuanto pueda…», «ya lo haremos», etc.

Para empezar a gestionar todas las “cosas” que entren en tu mundo tienes que canalizarlas a través de un lugar concreto. Un lugar en el que sepas dónde dejarlas cuando entran y en el que tengas la certeza de que se van a encontrar todas las que tienes que gestionar, con total seguridad. Ese lugar debe ser tu bandeja de entrada, tu inbox.

La bandeja de entrada puede tener muchas formas. Incluso puede ser necesario tener varias bandejas de entradas, una de cada tipo, para poder recopilar en ellas todas tus “cosas”. La bandeja de entrada debe ser el lugar por donde entren todas las cosas en tu vida.  Su forma dependerá de la forma que tengan tus “cosas”, de cómo te llegan a ti. Una bandeja de entrada puede ser una bandeja portadocumentos de las que solemos tener sobre la mesa de la oficina, o incluso un cajón más grande. Puede ser también la propia bandeja de entrada o inbox de tu gestor de correo electrónico. O puede ser también una aplicación informática en la que vayan registrándose las “cosas”. Su forma da igual, lo importante es que en ella se puedan recopilar todas tus “cosas”; esa es la clave, todo lo que te llegue debe ir a parar a tu bandeja de entrada y quedarse ahí hasta que decidas qué vas a hacer con ello. No, no te asustes. No te estoy diciendo que la bandeja de entrada sea ese sitio en el que se acumulan más y más cosas, en el que vas arrinconando “marrones” que después quedan en el baúl de los olvidos, no. Precisamente el método GTD lo que te va a permitir es coger las riendas sobre todas las “cosas” que tienes por hacer, incrementando tu control sobre ellas. Pero vayamos por pasos: lo primero es tener un lugar en el que puedas recopilar las cosas que entran, y esa es la función de la bandeja de entrada.

Si tu trabajo se parece algo al mío, seguramente buena parte de las “cosas” que debes hacer te entrarán vía correo electrónico. Yo continuamente recibo correos de mi jefe derivándome trabajos que hay que hacer, emails de compañeros pidiéndome datos sobre mi área de responsabilidad, consultas de mis “clientes”, suscripciones a boletines que hay que ojear, convocatorias a reuniones…  Pero paralelamente también recibo documentos físicos que tengo que revisar, notas de reuniones que debo estudiar o de las que debo extraer tareas, post-its con avisos de llamadas o notas tomadas durante una conversación telefónica… papeles y más papeles.

Como decía antes, lo importante de la bandeja de entrada es que en ella se encuentren todas las “cosas” que entran en tu vida, todo lo que te llega. Pero sólo eso. En la bandeja de entrada las “cosas” sólo están hasta que decides que vas a hacer con ellas. No se acumulan por tiempo indeterminado. Sólo esperan a ser procesadas; ya tendré oportunidad de comentar por aquí los siguientes pasos del método GTD. En este primer paso lo que importa es tener un sitio en el que recopilar las “cosas” nuevas.

Para conseguir recopilar todas las “cosas” con un panorama como el anterior, tienes varias opciones. Una de ellas podría ser poner una bandeja portadocumentos encima de tu mesa y meter en ella todas las “cosas” que te llegan físicamente, e imprimir los correos electrónicos y meterlos también en la bandeja. Pero esto sería antiecológico; con la lata que yo le doy a mis hijas con que no pueden malgastar papel… como a alguien se le ocurra tomar este camino le bloqueo el acceso al blog!! 😉

Otra opción podría ser decantarte por centralizar todo en la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Así todos los emails entrantes estarían automáticamente recopilados. La forma de recopilar las “cosas” que te lleguen físicamente podría ser enviándote a ti mismo un email poniendo en el asunto de lo que se trata. Pero esta forma de recopilar también tiene sus inconvenientes. El principal es que la mayoría de las veces, cuando vayas a procesar las “cosas” que hay en tu bandeja de entrada para ver qué haces con ellas, necesitarás recurrir también al documento físico o lo que sea que te llegó originalmente. Además tendría un requisito previo: la bandeja de entrada de tu correo tendría que estar completamente limpia antes de empezar a recopilar, y debería quedar también así cada vez que terminaras de procesar las “cosas” que te han llegado. Esto requiere mucha disciplina, aunque te aseguro que no es difícil una vez que te acostumbras; yo lo hago diariamente (el inbox a cero… ese es el objetivo).

Personalmente, tras probar un tiempo la opción anterior, yo me decanté por un modelo mixto, poniendo una bandeja portadocumentos para recopilar las “cosas” físicas encima de mi mesa, y utilizando la bandeja de entrada del correo electrónico para las “cosas” que llegan por email.

Pero además, hay multitud de aplicaciones informáticas que te permiten mejorar aún más la forma de recopilar las “cosas”; más adelante hablaremos de herramientas. De momento, para empezar es mejor no complicarse mucho la vida teniendo que aprender a manejar nuevos programas. Debes sentirte como pez en el agua recopilando las “cosas”. Lo importante es aprender a aplicar el método de organización, no las herramientas. Todos sabemos manejar el correo electrónico y una bandeja para dejar papeles, ¿no?

Elijas la bandeja de entrada que elijas, es conveniente que incluyas en la sistemática de recopilación todas tus “cosas”, sean profesionales o personales. Como ya he comentado en anteriores entradas del blog, lo bueno de GTD es que te permite incrementar tu productividad y control en todas las facetas de tu vida, poniendo en planos de igualdad tus proyectos profesionales y personales. Para conseguir esto lo mejor es tener también una bandeja de entrada en casa. Así, además de no dejar escapar nada de tu vida personal, te será más fácil coger el hábito del método de organización que propone GTD. Y es importante que la bandeja de entrada de casa sea tuya. La bandeja de entrada no se comparte. En ella se tienen que introducir las “cosas” que entran en tu vida y de las que tú tienes que decidir qué hacer con ellas. Yo en casa tengo una bandeja portadocumentos en la que recopilo el correo postal que me llega (casi todo facturas… gggrrrr!!), las notas de compras o recados que tengo que hacer, revistas que recibo o compro…, incluso he conseguido que mi mujer me deje en ella los avisos de llamadas y notas con “encarguitos”.

Parece mentira, pero con este sencillo primer paso, por el simple hecho de tener un sitio en el que recopilar las “cosas”, y en el que sé donde está todo lo que ha entrado, yo ya gané un poco de tranquilidad y mejoré mi productividad. Porque desde entonces, cada vez que me llega algo nuevo no me pongo con ello a hacerlo, no. Simplemente lo recopilo y sigo con lo que estoy haciendo.

¿Y tú, ya tienes costumbre de recopilar las cosas o te sigues distrayendo con lo que va llegando continuamente?

2 pensamientos en “pon una bandeja de entrada en tu vida

  1. ¿Y cómo empezamos? Quiero decir, los que no usamos método y lo tenemos todo desperdigado por la mesa, por el escritorio del ordenador y la bandeja de entrada parece que va a devorarnos… Quiero decir ¿habla Allen de algo mixto para las primeras semanas hasta que consigues ponerte al día? Porque a mi entender eso es lo que mas cuesta.

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    • @Antonio
      Cierto! Eso es lo más difícil: ponerte al día. Allen lo que propone es hacer una recopilación inicial masiva de todos los “pendientes”: te encierras en el despacho el tiempo que haga falta y recopilas en tu bandeja de entrada todo lo que tienes desperdigado por ahí. Pero debe ser un proceso que no dejes a medias, tienes que conocer antes el siguiente paso del métoo (“procesar”), y hacerlo todo del tirón.
      Se trata de hacer un ejercicio de “puesta al día” similar al que se suele hacer el día antes de las vacaciones, pero más drástico. Reconozco que cuesta trabajo; yo decidí dedicar a ello todo un día festivo.
      Pero si volviese a empezar de nuevo, contradiciendo lo que propone Allen, no me preocuparía en exceso mezclar temporalmente “cosas” antiguas, de las desperdigadas por ahí, con “cosas” nuevas, de las que ya entrarían por la bandeja de entrada. Simplemente ordenaría las cosas del escritorio para que ocupen el mínimo de espacio posible, haría limpieza de lo que ya no sirve pa’ná y dejaría un hueco para poner mi nueva bandeja de entrada.
      En el correo electrónico me crearía una carpeta “antiguo inbox” a la que movería todos los mensajes que estuvieran en la bandeja de entrada, de forma que en ella ya sólo estuviesen las “cosas” nuevas que vayan llegando.
      En el escritorio del ordenador me crearía una carpeta “antiguo escritorio” donde metería todos los documentos, accesos directos, y demás “cacharros” acumulados.
      Y empezaría como si de un nuevo trabajo se tratara.
      De las cosas que estaban pendientes antes del día “cero” iría cogiendo un montoncillo de aquéllas con las que tendría que “liarme” según el método anterior de trabajo (vamos, las urgentes), pero en lugar de enredarme con la primera que pillara, las metería todas juntas en la bandeja de entrada para después procesarlas (aún no he llegado a este paso en el blog, pero si has leído a Allen, o a José Manuel Bolívar, Jeroen Sangers, Berto Pena, Jero Sánchez o los otros blogs sobre el método GTD, sabrás de que va el tema).
      Es decir que iría procesando tareas antiguas entremezcladas con las nuevas que fueran entrando. Creo que así el cambio en la forma de trabajar es menos drástico y asusta menos. Aunque también es verdad que se tardaría más en conseguir los primeros resultados satisfactorios: sentirte seguro de que controlas todo lo pendiente.
      Gracias Antonio por tu comentario. Veo que estos “palos” también te van, ¿no?
      Nos seguimos leyendo! 😉

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