GTD para funkzionatas. Empecemos por el principio

El otro día me preguntaba yo mismo si los funcionarios podemos mejorar la productividad, y te contaba cómo conocí el método “Getting Things Done” (GTD) que me está ayudando a liberar la mente, a ganar en seguridad y control sobre mi actividad y a evitar el estrés.

Pero es que además me está ayudando a incrementar mi productividad.

El método GTD es un conjunto de técnicas sencillas, que de forma separada se ven lógicas, muchas incluso es posible que las estés aplicando de forma natural sin saber qué es GTD. El objetivo final del método es incrementar la productividad sin estrés. Cuando hablo de productividad me refiero a TU productividad, la personal, la que depende directamente de ti, sin peyorativos impuestos por la organización en la que trabajas. El incremento de tu productividad lo puedes conseguir en tus tareas de la oficina o en tus proyectos personales (en tu vida privada), o en tu actividad global, la que abarca tanto tu aspecto profesional como el personal. Tú decides.

Como te decía el otro día, no es mi intención contarte qué es GTD con pelos y señales. Para eso te recomendaba a mis maestros (Óptima Infinito, ThinkWasabi, El Canasto y El Gachupas). Por ejemplo, un buen resumen sobre en qué consiste GTD lo puedes encontrar en este post de José Miguel Bolivar en Óptima Infinito. Y, por supuesto, como mejor puedes conocer el método es leyéndote el libro de David Allen, propulsor de «Getting Things Done» en su libro que da nombre al método (o su traducción al español, «Organízate con Eficacia»).

Yo me voy a centrar en contarte mi experiencia con el método, mis errores y aciertos durante la implantación, y los beneficios que estoy consiguiendo. Y lo quiero hacer desde un enfoque práctico para gente como yo: funkzionatas.

Empecemos por el principio: ¿necesita un funcionario un método para gestionar su actividad?

Pues depende. Yo durante años fui feliz sin utilizar ninguna técnica especial para organizarme o gestionar mi actividad. Y estaba satisfecho con los resultados profesionales que obtenía. No tenía queja alguna. Llegaba a la oficina, sabía qué tenía que hacer, lo hacía, terminaba mi jornada y me iba a casa tranquilo, sin problemas, sin estrés. Pero, ¿qué pasa si introduces en tu rutina diaria un cambio brusco? Pues a mí me pasó que de golpe y porrazo me encontré totalmente estresado. Ya no podía irme a casa con la tranquilidad de antes. ¿Significa esto que ahora tenía más trabajo que antes? No, simplemente que la actividad había cambiado. No tengo ni puñetera idea de qué es lo que provoca el estrés, pero sí te puedo decir que un cambio en tu entorno habitual, en la naturaleza de tus tareas, en los ritmos de trabajo o en cualquier otro aspecto de tu rutina, te puede estresar.

¿Significa esto que sólo si estás estresado sacarás provecho a GTD? NO. No con mayúsculas. Ojalá hubiese conocido antes el método GTD. Con este método seguro que habría conseguido mejores resultados en mis proyectos, aún cuando creía dominar mi actividad diaria. Que ¿por qué?

• Porque no llevaría en la cabeza todas las cosas que tengo pendientes.
• Porque no tendría la sensación de que no tengo tiempo pa’ná.
• Porque no me limitaría sólo a hacer el trabajo conforme llega.
• Porque sabría qué tareas me convendría “mimar” más y cuáles simplemente tendría que hacerlas (sin perder mucho tiempo en ellas).
• Porque sabría aprovechar los “tiempo muertos”.
• Porque conseguiría ir avanzando en mis proyectos personales y familiares, de la misma forma que en los profesionales, en planos de igualdad.
• Porque no volvería a olvidar una buena idea y potenciaría mi creatividad.
• Y porque noto que aún me faltan muchos otros porqués por descubrir.

Entonces, ¡qué!, ¿te interesa? ¿Quieres saber cómo un funcionario puede aplicar el método GTD? Pues entonces tendrás que estar atent@ al blog.

De momento te adelanto unas ideas:

• Los funcionarios somos trabajadores del conocimiento. Nuestra actividad se basa en aplicar conocimientos que a nivel individual y grupal hemos adquirido. Si el conocimiento sólo está en la mente, se puede perder.
• Libera la mente. Sácalo todo. Sólo así conseguiras poder centrarte en una sóla cosa; en eso en lo que ahora, en este preciso momento, tienes que estar. Recopila todo fuera de tu mente. Pon una bandeja de entrada en tu vida.
• Organízate. Ten claro cuáles son tus compromisos, qué tienes que hacer y para cuando. Sólo así conseguirás evitar el estrés. Pero no te pases, hay cosas que es mejor hacer ya, sin perder tiempo en organizar nada. 2 minutos; ya descubrirás a qué me refiero.
• El conocimiento se basa en información. Si la información no es accesible de forma rápida y fiable perderás un tiempo precioso. Un buen sistema de archivo es básico.
• Cuando tienes muchas cosas que hacer, lo mejor es trabajar por lotes. Si recibes muchos emails con consultas que debes atender, ¿no es más rápido si te dedicas durante un rato sólo a eso? Si tienes que hacer gestiones en una zona concreta, ¿no aprovechas para resolver todo lo que puedas, o vas y vienes cada vez que surge algo?
• Planifica, pero sólo lo justo. Todos deberíamos saber qué pretendemos conseguir a medio y largo plazo. A todos nos vendría bien mirar de vez en cuando nuestro campo de batalla, nuestra pista de aterrizaje, desde arriba. Sólo así podrás saber si te interesa más o menos “mimar” esa actividad a la que tienes que dedicar un tiempo precioso.
• Pero sobre todo, lo que es más importante: HAZ LAS COSAS (Getting Things Done).

¿Seguimos?

Foto: orangeacid en Flickr