planificación natural de proyectos

David Allen, propulsor del método «Getting Things Done» y fundador de toda una industria para la gestión del tiempo, describe en su libro que da nombre al método (o su versión española, «Organízate con Eficacia»), la técnica natural de planificación que utiliza nuestra mente de forma inconsciente, planteando de qué forma podemos aprender de ella para hacerlo de forma más consciente. Identifica 5 fases, que resumo a continuación:

Fase 1: Propósito y principios

¿Por qué se ha de llevar a cabo el proyecto? Preguntarse el por qué define, genera criterios para la toma de decisiones, distribuye recursos, motiva, clarifica el enfoque y hace aumentar las opciones.

¿Qué valores guiarán el desarrollo del proyecto?, ¿cuál es la premisa?, ¿qué no se tolerará en el proyecto?

Ejemplos:

  • Darle carpetazo cuanto antes.
  • Conseguir una solución consensuada.
  • Buscar la solución más satisfactoria para el usuario.
  • Menor coste posible.
  • Que todos participen en el proyecto.
  • Cumplir plazos determinados.
  • Simplificación máxima.

Fase 2: Visión/Resultado

¿Qué resultado se habrá conseguido cuando se haya terminado el proyecto?, ¿qué aspecto tendrá?, ¿qué valor tomará tal indicador?

Pasos para definir la visión:

  1. Visualizar el proyecto mucho después de la fecha de finalización.
  2. Visualizar un «¡éxito rotundo!» (descartando los «Sí, pero…»).
  3. Tomar nota de los nuevos rasgos, aspectos y valores imaginados.

Fase 3: Lluvia de ideas

¿Cómo se conseguirá el resultado visualizado?

Puede ser útil realizar un mapa mental anotando todas las ideas que vendrán a la cabeza automáticamente al identificar la imagen visualizada con la imagen actual.

El objetivo de esta fase es vaciar la mente. Para ello es aconsejable seguir estos principios básicos del brainstorming:

  • No juzgues, ponderes, evalúes ni critiques ninguna idea.
  • Busca la cantidad, no la calidad.
  • Deja en un segundo plano el análisis y la organización.

Fase 4: Organizar

¿Cuál es el plan? Ahora es el momento de identificar las relaciones y la estructura natural del proyecto: componentes, secuencias, actos y prioridades.

¿Qué cosas deben suceder para lograr el resultado final?, ¿en qué orden deben producirse?, ¿cuál es el elemento más importante para asegurar el éxito del proyecto?

Pasos:

  • Identificar las partes significativas
  • Organizarlas por:
    • Componentes
    • Secuencias
    • Prioridades
  • Detallar tanto como sea necesario

Puede ser interesante realizar un Diagrama de Gantt en el que se representen las fases del proyecto distribuidas en el tiempo, con las partes independientes y las dependientes, e identificando los momentos claves en relación con el todo.

Fase 5: Acciones siguientes

¿Cuál es la acción siguiente? Se trata ahora de distribuir los recursos materiales necesarios para que el proyecto avance. ¿Qué harías específica y físicamente para que el proyecto avance si no tuvieras nada más que hacer?

Decide las acciones siguientes para cada una de las partes móviles actuales del proyecto. Es decir, decide qué es lo siguiente que se debe hacer en todos los frentes que pueden avanzar sin necesidad de completar previamente ningún otro componente del proyecto.

Si es necesario planificar algo más antes de decidir la próxima acción, decide ahora cuál es el siguiente paso para continuar con la planificación.

Asigna quién es responsable de cada una de las partes del proyecto y deja “en espera” aquellas acciones que no dependan de ti.

Cuándo utilizar este modelo

El modelo de planificación natural proporciona un método práctico para desencallar las cosas, resolverlas y hacer que avancen de forma productiva.

Como dice José Miguel Bolívar en Óptima Infinito:

estas fases se dan en todo lo que haces durante el día de forma natural, sin pensar demasiado en ello

Sin embargo, hay proyectos que pueden requerir la aplicación de forma consciente de una o más de las cinco fases del modelo de planificación natural. ¿Eres consciente de que necesitas más claridad o más acciones en alguno de tus proyectos? Entonces ¡aplícalo!

Si crees que en tu proyecto necesitas más claridad, desplázate hacia arriba en la escala de planificación natural. Lleva a cabo una lluvia de ideas (fase 3) y si te atascas, centra tu atención en la visión del resultado deseado (fase 2). Si aún así no consigues desencallar, quizás deberías realizar un análisis minucioso del propósito del proyecto (fase 1) y por qué estás en él.

Si lo que necesitas es que se realicen más acciones, desplázate hacia abajo en la escala de planificación natural. Puede que te entusiasme el propósito (fase 1) del proyecto, pero que sin embargo no seas capaz de desarrollarlo. Pues entonces, ve bajando a la fase siguiente hasta que notes que las cosas fluyen.

Herramientas

Simplifica, utiliza las mínimas posibles. Seguramente serías capaz de ejecutar de forma consciente cada una de estas fases sólo con un papel y un lápiz.

Pero si eres un geek como yo, te será difícil no caer en la tentación de probar multitud de aplicaciones; le debo un comentario/post a El Gachupas sobre esto (perdona Jero, estoy en fase de refundación), pero será en otro momento.

Un consejo: no te compliques la vida, simplifica, ten en cuenta que probablemente en muchos de tus proyectos participarán otros, y no puedes pretender que los demás usen tus apps, usa sólo las imprescindibles; eso estoy intentando yo ahora con mi proceso de vuelta a los orígenes.

Esto no son más que unos apuntes para autoaprendizaje. Empecé elaborando una plantilla para planificar mis proyectos y me ha quedado un post que no tenía previsto publicar. Pero si he de enumerar herramientas concretas, te diría que las que me planteo utilizar a partir de ahora son:

  • Un simple procesador de textos, en modo esquema.
  • App para mapas mentales de las lluvias de ideas (yo uso FreeMind en escritorio, Mindjet en el tablet y Mindomo en la nube, para cuando comparto el mindmap Debategraph cuando tengo que planificar un proyecto en equipo).
  • App para Diagramas de Gantt, en caso de proyectos complejos (usaré Visio en escritorio y quizás Creately en la nube).

¿Y tú cómo planificas tus proyectos?

Actualización 23-junio-2012: cada vez he ido concentrando más todo la planificación a través de mapas mentales. Me resulta una técnica mucho más flexible y creativa que todas las demás. He actualizado el listado de herramientas que empleo.

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