Nuestras Administraciones Públicas trabajan en el siglo XXI con procedimientos diseñados en el siglo XIX. Procedimientos que se duplican o multiplican de igual forma que se fragmenta la estructura administrativa (Estatal, Autonómica, Local, organismos autónomos, etc.). Pudiendo existir tantos procedimientos administrativos distintos para un mismo fin como comunidades autónomas o municipios hay en nuestro país.

Rompamos con el pasado, reinventemos entre todos cómo deberían de hacerse las cosas. Diseñemos entre todos los procedimientos que sería lógico aplicar para cada servicio público, indistintamente de dónde se preste.

He creado la wiki simpleGov.wikispaces.com, ¿la inaugruamos?

La naturaleza del trabajo ha cambiado. Hoy muchas personas tienen la sensación de que su trabajo consiste en gestionar urgencias. Los buzones de entrada del email son como un virus que nos paraliza. Los modelos de “gestión del tiempo” ya no sirven para tener una perspectiva del trabajo ni para controlarlo y las relaciones personales se ven afectadas por el incumplimiento reiterado de compromisos. Sin embargo, y aunque muchos sigan atascados en la trampa y en el victimismo asociado, existe un método ya muy consolidado para ser eficaces ante este nuevo reto. Su nombre es GTD y algunos de sus beneficios son la productividad, la desaparición del stress, la eficacia y la generación de confianza en los equipos.

Los modelos de “gestión del tiempo” ya no sirven

David Allen en su libro Making it all work, traducido al español como Haz que funcione, describe toda una hoja de ruta para alcanzar esta competencia profesional tan amplia: la productividad personal.
Tomando como base la hoja de ruta trazada por Allen (y algún bonus), la mejora de la productividad personal se produce desarrollando las competencias generales y específicas que enumero a continuación, de tal forma que se sea capaz de:

COMPETENCIAS GENERALES

1. Conseguir tener bajo control todos los frentes abiertos, organizando de forma sistemática toda la actividad.
2. Orientar la actividad diaria a resultados concretos.
3. Obtener la perspectiva necesaria para enfocar y evaluar la actividad desarrollada.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

1. Capturar las tareas, asuntos pendientes e ideas en cualquier momento y lugar.
2. Liberar la mente, externalizando toda la información, ideas y asuntos pendientes en un sistema confiable.
3. Aclarar sistemáticamente qué hay que hacer con cada cosa.
4. Traducir los compromisos y asuntos pendientes en acciones.
5. Organizar y clasificar las tareas, documentos e ideas en categorías que faciliten su rápida localización.
6. Mantener un sistema de archivo sencillo, eficaz y actualizado.
7. Revisar y actualizar periódicamente las tareas, proyectos e ideas.
8. Mantener el compromiso de controlar lo que se hace e identificar el siguiente paso.
9. Discriminar con agilidad qué hacer sobre la marcha, qué delegar y qué posponer.
10. Simplificar la decisión de qué hacer en cada momento, teniendo en cuenta los factores estratégicos, los límites contextuales y las opciones de actuación.
11. Mantener la concentración y evitar distracciones al ejecutar determinadas tareas.
12. Planificar de forma natural y sencilla proyectos y actividades que requieran una sucesión de tareas.
13. Elegir un sistema de organización adecuado a nuestra actividad.
14. Incrementar la perspectiva sobre la actividad, identificando qué es necesario hacer para terminar los proyectos.
15. Mantener el control sobre las áreas de responsabilidad e interés.
16. Conseguir alinear la actividad con las metas y objetivos anuales.
17. Tener una visión del resultado que se alcanzará a largo plazo.
18. Elevar al máximo la perspectiva hasta identificar cuáles son los propósitos y principios que guían la propia vida.

¿Qué opinas?, ¿consideras suficientes estas competencias para mejorar la productividad personal? ¿Sobra alguna? ¿Están bien formuladas? ¿Qué cambiarías?

1. Productividad personal. La naturaleza del trabajo ha cambiado. Hoy muchas personas tienen la sensación de que su trabajo consiste en gestionar urgencias. Los buzones de entrada del email son como un virus que nos paraliza. Los modelos de “gestión del tiempo” ya no sirven para tener una perspectiva del trabajo ni para controlarlo y las relaciones personales se ven afectadas por el incumplimiento reiterado de compromisos. Sin embargo, y aunque muchos sigan atascados en la trampa y en el victimismo asociado, existe un método ya muy consolidado para ser eficaces ante este nuevo reto. Su nombre es GTD y algunos de sus beneficios son la productividad, la desaparición del stress, la eficacia y la generación de confianza en los equipos.

2. Habilidades “2.0″ para la gestión del conocimiento. Aquí hay mucho prejuicio que desbrozar (aquello de que “el árbol no nos deja ver el bosque”). “2.0″ todavía es para muchos sinónimo de pérdida de tiempo o de control. Y en algunos casos con razón, ya que muchas personas caen en un uso poco planificado y eficiente de las redes. Sin embargo, la construcción de EPAs (Entornos personalizados de aprendizaje) es una condición sine qua non para, entre otras cosas, mantener la motivación y el nivel de las aportaciones de cada profesional a una organización.

Lee la entrada completa en el Blog de Alberto Barbero: 5 competencias básicas para una nueva realidad.

Me ha encantado ver que de las 5 competencias que enumera Alberto, las 2 primeras coinciden con las que yo he elegido para enfocar este blog. Tanto es así, que me he dado cuenta de que me equivoqué al etiquetar como “herramientas 2.0″ uno de los focos. “Habilidades 2.0″ es mucho más significativo. Prometo cambiarlo.

¿Y si las principales innovaciones en materia administrativa partieran de los funcionarios?

¿Y si fuese posible aplicar algo de “innovación social” a la esfera de la administración pública, liderada por un funcionario?

¿Los vínculos que crean las redes sociales pueden ser aprovechados para la mejora continua del trabajo de un funcionario hacker?

¿Cómo conseguir el mayor número de funcionarios hacker en la administración? Y lo más importante ¿cómo conseguir que se relacionen entre ellos?

Lee esta entrada en Administración Local 2.0. Versión Beta: Funcionario Hacker.

Feliz año 2012.

Lectura imprescindible!

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Mis deseos para 2012

Con el nuevo año, llegan cambios. Tiempos de investidura y nueva legislatura. En tiempos procelosos, el futuro es más incierto que nunca y por ello lo escrutamos más que nunca. En OGOV han iniciado una encuesta denominada Predicciones para 2012 en Administración Pública y redes sociales.

…mis deseos, en el ámbito de las Administraciones Públicas, para 2012.

La Administración en cada bolsillo

La Administración inteligente

La Administración de las personas

Un escultor no espera a que la piedra se esculpa sola, ¡coge el cincel!

David Allen

Ante una alerta, reflexiona, planifica y decide cuál será el nuevo rumbo. Al considerar el punto de inflexión como un proyecto y planifícarlo de forma natural,  es sorprendente  la claridad de enfoque que se consigue. El nuevo camino se abre ante tus ojos.

Predicciones para 2012 en Administración Pública y redes sociales

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En el blog de la Generalitat de Catalunya han publicado un documento con las predicciones realizadas por varios expertos en redes sociales sobre los usos y posibilidades en las AAPP. A continuación resumimos las principales opiniones:

Consolidación de la Administración en la Red y para proyectos de Open Data. Movilidad (smartphones), tanto para ciudadanía como AAPP, y escucha activa (qué dicen los ciudadanos) en Internet. @Kedume Escucha activa y transparencia, apertura de datos, establecer espacios colaborativos para aprovechar el conocimiento ciudadano @FrancescaBcn Redes sociales como canal de reclamación y opinión ciudadana, nueva actitud de las AAPP, progreso de las herramientas de gestión y monitorización @miquelduran Nuevas estrategias de servicios públicos digitales, aprovechar la iniciativa emprendedora en la propia administración @Frau Aplicaciones a partir de datos públicos, web móvil, información a través de canales como Whatsapp, ampliación de zonas Wi-Fi, evolución de smart cities a smart citizens, plataformas para la participación ciudadana @antonigr Mayor conocimiento en uso de redes sociales por parte de empleados públicos, evolución y creación de portales de datos públicos y open government, más guías de uso de redes sociales en AAPP @maripuchi Mejor comunicación con la ciudadanía, aplicaciones móviles y canal de quejas 2.0 @xtomas Incoporación de empleados públicos a las redes sociales y desarrollo de una cultura “de lo social” en los propios departamentos de las AAPP @lusufr

Puedes consultar el documento completo en el Bloc de Gencat.

En Twitter ya se han publicado otras predicciones, así que os invitamos a aportar las vuestras bajo el hashtag #ogov2012 y las añadiremos en este post:

Empezaremos a ver tímidos avances de participación ciudadana que nos llevarán hacia el voto electrónico #ogov2012 @xllinares El avance de la transparencia será por imposición europea y con aval de la sociedad. El oGov pasa a un segundo plano por la crisis #ogov2012 @carlosguadian Al margen de la acción de gobierno los ciudadanos perfeccionaremos la idea del ágora virtual #ogov2012 @ginesalarcon No veremos avances importantes: #ogov2012 es un cambio estructural, lento, hasta que los jovenes digitales asuman más responsabilidades @perejoanmitjans Creo que SI o SI esta nueva legislatura del #Congreso será la de Twitter y las redes sociales en general. No hay vuelta atrás. #ogov @dalvarez37 El gran reto del #ogov es un cambio en cultura política y administrativa para un uso más intensivo y eficiente de las herramientas.

Pasar de las palabras a los hechos, del discurso a la acción. Creerse el #ogov2012 @oscarcortes Soluciones low-cost basadas en nube de gran consumo (Googlesite, wordpress…), primeros servicios #egov con identificación basada en #RedesSociales (no en España aún, claro) @andresnin Atención ciudadana y participación ciudadana en las páginas de Facebook de las entidades públicas #ogov2012 @vgcanito

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Los tweets del Repaso Semanal.